Polityka #paperless staje się biznesową codziennością. Czym jest i dlaczego warto ją wdrożyć? Jak może pomóc – świadomie i ekologicznie ograniczyć miesięczne wydatki przeznaczane na zakupy kilogramów papieru, teczek i segregatorów? Przeczytajcie, jakie informacje zebraliśmy dla Was tym razem!
Paperless (ang. „paperless” czyli „mniej papieru”) to nic innego jak ograniczenie lub nawet całkowite wyeliminowanie papierowej dokumentacji w codziennych działaniach firmy. W dobie digitalizacji i coraz większej świadomości klimatycznej, paperless to nie tylko kwestia środowiska, ale także coraz częściej – wizerunku, czy – po prostu finansów.
Jeszcze kilkadziesiąt lat temu wizja firmy pozbawionej regałów uginających się pod ciężarem opasłych segregatorów z dokumentami wydawała się niemal nierzeczywista, jak z filmów o bliżej nieokreślonej „cyberprzyszłości”; dzisiaj staje się standardem, czymś normalnym. Według badań, zastąpienie tradycyjnych, często mało ekologicznych i ekonomicznych rozwiązań, metodami cyfrowymi, coraz wyraźniej, pozytywnie wpływa na środowisko oraz na zwiększenie oszczędności, efektywności i wydajności firmy.
Papier w firmach, czyli jak to wygląda w cyfrach?
Zużycie papieru mierzymy obecnie już nie w wykorzystanych kartkach, a w kilogramach! Według raportu The State of Global Paper Industry, opracowanego przez Environmental Paper Network, z roku na rok zużycie papieru na świecie wzrasta, przez ostatnie 50 lat zwiększyło się aż czterokrotnie! W ciągu roku, przeciętnie, każdy mieszkaniec Ziemi zużywa 55 kg papieru, w Europie liczba ta wzrasta aż do 147 kg. Statystyczny Polak w takim samym czasie wykorzystuje średnio 143 kg, co daje nam 19. miejsce na świecie i jedno z najwyższych na naszym kontynencie. Agencja Ochrony Środowiska USA ocenia, że pracownicy biurowi zużywają codziennie ok. 0,91 kg papierowych dokumentów, teczek, kopert i opakowań, co odpowiada aż 182 kartkom papieru A4 o gramaturze 80 g/m². Niestety, nie mamy powodów do dumy!
Co mówią statystyki, jeśli chodzi o samą produkcję papieru? Czy wiecie, że do wyrobu tony papieru potrzeba nawet 17 drzew, i to takich które mają co najmniej 8 lat? Światowa produkcja papieru wynosi rocznie ponad 300 mln ton – największym producentem papieru są Chiny, gdzie w 2021 r. wytworzono go ponad 125 mln ton. Drugie miejsce na podium zajmują Stany Zjednoczone – 67,5 mln ton, a Europa produkuje wspólnie 43,6 mln ton. Polska plasuje się na 19. miejscu wśród największych światowych wytwórców z produkcją ok. 4,9 mln ton papieru. Przemysł wiąże się z dużym śladem węglowym – oznacza to nie tylko wycinkę drzew, które dbają o czyste powietrze i są naszymi sprzymierzeńcami w łagodzeniu zmian klimatu, ale także konieczność zużycia olbrzymich ilości wody i energii – do wytworzenia jednej kartki potrzeba aż 7 litrów wody, a 1,5 miliarda faktur papierowych rocznie wystawianych w Polsce oznacza wycinkę 255 tysięcy drzew, zużycie 120 tysięcy MWh energii elektrycznej oraz ok. 6,6 miliardów litrów wody. Naukowcy przyjmują, że średnia emisja dwutlenku węgla w procesie produkcji i przesyłania jednej papierowej faktury wynosi 50 g, a e-faktury tylko 5 g! Daje do myślenia, prawda?
Pozyskiwanie papieru z recyklingowanych odpadów jest metodą znacznie mniej pracochłonną niż ścinanie i obróbka drzew, a co za tym idzie – jest również mniej kosztowna. Do produkcji papieru makulaturowego zużywa się o ok. 70% mniej energii niż do produkcji zwykłego papieru. Pamiętajcie jednak, że makulaturę można przetworzyć tylko 7 razy, potem włókna celulozowe stają się zbyt krótkie!
Na czym polega paperless?
Tak, jak pisaliśmy wcześniej – paperless to nic innego niż zastąpienie papieru rozwiązaniami ekologicznymi, elektronicznymi, których wykorzystywanie nie podważy wiarygodności dokumentów. Przykładem tego typu produktów są kwalifikowany podpis elektroniczny czy kwalifikowana pieczęć elektroniczna, dostępne w ofercie Cencert. Dokumenty, opatrzone podpisem czy pieczęcią możemy archiwizować w sposób cyfrowy, mają one taką samą wartość prawną i merytoryczną jak te opatrzone podpisem własnoręcznym – nie musimy niczego drukować, ponieważ podpis kwalifikowany nie wymaga od nas żadnych dodatkowych wydruków. Konkluzja jest prosta – oszczędzamy i nie drukujemy tego, co można przeczytać w wersji elektronicznej.
Zamiast drukować, podpisywać i skanować dokumenty możemy także wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, np. poprzez wysyłkę e-maili lub przechowywanie informacji w chmurze. Bez wątpienia, obieg dokumentów podpisywanych podpisami kwalifikowanymi pozwala usprawnić wiele procesów, ułatwia ich realizację, zapewnia szybkość. Pamiętajmy jednak, aby jakakolwiek wysyłki lub odbiory dokumentów przesyłanych elektronicznie zostały odpowiednio zabezpieczone, zaszyfrowane hasłami. Bezpieczeństwo przede wszystkim!
Elektroniczne podpisywanie dokumentów to dzisiaj podstawa – łatwy dostęp do cyfrowego archiwum, weryfikacja tożsamości podpisujących, komfort i wysoki poziom bezpieczeństwa bez problemu idą w parze z troską o środowisko naturalne. Oczywiście, pełne przejście na pełną cyfryzację nie jest procesem szybkim i wymaga kosztów, jakie trzeba ponieść na początku wejścia do świata cyfrowego, a także zmian, zarówno w sferze procedur, przepisów i uwarunkowań prawnych, jak w świadomości samych pracowników, przyzwyczajonych do pracy z dokumentami w tradycyjnej, papierowej formie, obawiających się cyberzagrożeń, czy po prostu – braku umiejętości do obsługi niezbędnych programów i narzędzi.
Biznes bez papieru – korzyści dla przedsiębiorstw
Wdrożenie zasad paperless wiąże się z wieloma korzyściami, nie tylko w kontekście ochrony środowiska. Do najważniejszych zalet, skłaniających organizacje do całkowitej cyfryzacji wymienia się m.in.: zmniejszenie kosztów związanych z zakupem papieru, magazynowaniem dokumentów i rosnącymi kosztami cen energii i surowców, szybkość i łatwość realizowanych zadań, wyższą efektywność i możliwość szybkiego przywrócenia utraconych danych (np. w przypadku awarii czy pomyłki pracowników), świadome budowanie wizerunku firmy dbającej o zrównoważony rozwój biznesu, łączącego w sobie kwestie ekonomiczne z odpowiedzialnością społeczną i dbałością o dobro Ziemi.
Wydaje się, że metoda paperless cieszy coraz większą popularnością – bardzo mocno wpisuje się w ogólne założenia ochrony środowiska i ideę budowania społeczeństwa wyedukowanego, świadomego zagrożeń. Biorąc pod uwagę obecny stan naszej planety oraz ilość niebezpieczeństw, jakie sami dla niej stwarzamy, można przypuszczać, że wprowadzanie jej w coraz większej ilości biznesowej przestrzeni to tylko kwestia czasu.
Przypominamy, że produkty, które idealnie wpisują się w politykę paperless i zrównoważonego rozwoju biznesu, i które mogą wesprzeć Was w ograniczeniu kosztów związanych choćby z wydatkami na zakup papierów czy tonerów do drukarek, znajdziecie na naszej stronie internetowej https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. A wszystko to dla dobra naszej planety! Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Źródło:
https://www.epa.gov/environmental-topics/land-waste-and-cleanup-topics
https://www.theworldcounts.com/
https://weegree.com/weegree-w-zgodzie-z-ekologia/
https://environmentalpaper.org/stateoftheindustry2018/
https://klimada2.ios.gov.pl/oszczedzaj-papier/
Przeczytaj artykuł: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej.