Marzec to gorący okres w wielu firmach i obsługujących je biurach rachunkowych – po rozliczeniu PITów pracowników, przychodzi czas na przygotowanie dokumentów podsumowujących poprzedni rok. Sprawozdania finansowe, bo o nich piszemy, zawierają podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstw, sporządzane są jedynie w formie elektronicznej i podpisywane przez uprawnione do tego osoby za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
W jaki sposób powinno się prawidłowo składać sprawozdanie finansowe? Do kiedy trzeba je sporządzić i podpisać? Na co zwrócić szczególną uwagę? I w końcu – co nam grozi, jeśli nie wykonamy tego obowiązku w wyznaczonym przez ustawodawcę terminie? W dzisiejszym artykule rozwiejemy wszystkie wątpliwości! Przeczytajcie, jakie informacje zebraliśmy dla Was tym razem.
Kto sporządza sprawozdania finansowe?
Tak, jak zaznaczyliśmy powyżej i jak wskazuje na to jego nazwa, sprawozdanie finansowe zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności firmy, przedstawione w aspekcie finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe to tak zwany dzień bilansowy. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (a tak dzieje się w większości firm w Polsce), to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.
Sprawozdania finansowe przygotowują firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości (na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny) oraz firmy, które dobrowolnie wybrały taki sposób rozliczania. Forma prowadzenia działalności gospodarczej (czy jest to spółka kapitałowa, czy jednoosobowa działalność gospodarcza) nie ma znaczenia; liczy się metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów.
Spółki jawne lub spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro. Wówczas składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Mają na to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy – takie oświadczenie należy złożyć drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Co ważne, od 1 stycznia 2020 roku obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT – na przykład fundacje, stowarzyszenia, czy związki zawodowe.
Terminy w 2024 roku
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Tak, jak pisaliśmy powyżej, dla większości polskich firm wypada on najczęściej 31 grudnia – wówczas złożenie powinno nastąpić do 31 marca 2024 roku. Następnie sprawozdanie zatwierdza na przykład walne zgromadzenie wspólników, czy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca 2024 roku (jeżeli oczywiście rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego – do 15 lipca 2024 roku.
Złożenie sprawozdania finansowego można zrealizować za pośrednictwem eKRS (opcja bezpłatna dla przedsiębiorców, którzy wpisali swoją działalność do KRS) lub poprzez portal S24 (opłata w wysokości 140 złotych; dotyczy głównie firm, w których zarządzają cudzoziemcy bez numeru PESEL).
Co zawiera sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, który pokazuje aktywa i pasywa na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Do takiego zestawu podstawowych dokumentów należy dołączyć uchwałę je zatwierdzającą, sprawozdanie z działalności, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli podlegało badaniu). W jednostkach, w których sprawozdanie finansowe podlega badaniu na podstawie art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, obejmuje ono również zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych. Przypominamy, że zgodnie z zasadami Ministerstwa Finansów, przyjętymi 1 października 2018 roku, sprawozdania mogą być przygotowywane i składane do KRS tylko w formie elektronicznej i podpisane w sposób elektroniczny, na przykład za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego Cencert – nie ma możliwości przekazywania dokumentów związanych z zatwierdzeniem finansowym roku w formie tradycyjnej, papierowej. Szczegółowy wykaz dokumentów, jakie należy złożyć wskazuje Ustawa o rachunkowości (art. 45 ust. 2).
Kto odpowiada za przygotowanie i podpisanie sprawozdania finansowego?
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli członków zarządu spółek kapitałowych, wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej, komplementariuszy spółek komandytowych i komandytowo – akcyjnych, likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym, a także członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).
1 stycznia 2022 roku, za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości, wprowadzona została zmiana dotycząca składania podpisów na sprawozdaniach finansowych. Przed zmianą sprawozdanie finansowe podpisywała osoba, która prowadziła księgi rachunkowe, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Po zmianie sprawozdanie finansowe może być podpisane tylko przez jednego członka zarządu wieloosobowego, jeżeli od pozostałych uzyska on stosowne oświadczenia, potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Takie oświadczenia należy dołączyć do sprawozdania finansowego. Członkowie organu wieloosobowego mogą je sporządzić w postaci elektronicznej, podpisując dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym Cencert, zgodnym z algorytmem XAdES.
Sankcje za brak sprawozdania finansowego
Za brak sprawozdania finansowego złożonego w wymaganym terminie grozi m.in.: grzywna, kara ograniczenia wolności (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat, czy nawet rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS.
Spółka, która nie złoży sprawozdania, jest wzywana przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia. Jeżeli pomimo wezwania, sprawozdanie nie zostanie złożone przez 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu firmy bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy. Pamiętajcie, że w przypadku składania sprawozdań finansowych, przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, czy siły wyższej, jak awaria systemu czy brak prądu – nie zostawiajcie tego obowiązku na ostatni dzień!
Jeśli nie posiadacie podpisu elektronicznego potrzebnego do podpisania sprawozdania finansowego, skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 561).
Źródło:
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00245
Przeczytaj artykuł: 15 lutego – data, o której warto pamiętać.