Ostatnio pisaliśmy, jak podpis elektroniczny może wesprzeć branżę prawniczą, tym razem opowiemy o kolejnej grupie specjalistów, z którymi każdy z nas zetknął się zapewne choć raz w swoim życiu zawodowym… Z poprzednich naszych artykułów wiecie, że podpis kwalifikowany pozwala na szybkie i bezpieczne procesowanie umów oraz wygodny, elektroniczny obieg dokumentów – wszystko bez wychodzenia z domu czy biura. A w jaki sposób podpis elektroniczny Cencert można wykorzystać w Human Resources? Jakie rodzaje e-dokumentów można nim podpisywać? Jakie korzyści przynosi zapracowanym przedsiębiorcom? Zapraszamy do lektury!  

Obieg dokumentów papierowych to bez dwóch zdań całkiem spore wyzwanie dla działów HR. Zajmuje dużo czasu, niepotrzebnego stresu i wielu, wielu segregatorów… Wie o tym każdy, kto przez chwilę miał styczność z „kadrami”. O ile w mniejszych przedsiębiorstwach, rozwiązania tradycyjne, papierowe można jeszcze jakoś tłumaczyć, o tyle w dużych firmach często taki sposób bieżącego działania i archiwizowania danych jest po prostu niemal niemożliwy do realizowania. Covid-19 spowodował konieczność szybkiej automatyzacji i cyfryzacji przedsiębiorstw – kiedy pracownicy niemal z dnia na dzień zmieniali pracę w biurze na hybrydową czy zdalną, trzeba było szybko znaleźć bezpieczne i łatwe w użyciu narzędzia wspomagające realizację zagadnień pracowniczych. Choć od czasów pandemii minęło już kilka lat, podpis elektroniczny wciąż ratuje z opresji kolejne działy HR w rozbudowujących się przedsiębiorstwach. I tak powinno być!

Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest przyporządkowany osobie podpisującej dokument i ma moc prawną równą własnoręcznemu podpisowi, co oznacza, że jeśli przepisy prawa wymagają dokonania danej czynności „w formie pisemnej” pod rygorem nieważności, może ona zostać zrealizowana właśnie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis kwalifikowany umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby, która go użyła, a także gwarantuje wyłączność, pewność i kontrolę nad użyciem danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może użyć. Co ważne, zapewnia rozpoznawalność zmian dokonywanych po złożeniu podpisu poprzez powiązanie z danymi podpisanymi, dzięki czemu uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek modyfikacji w podpisanej treści dokumentu.

Prawodawstwo dokładnie reguluje możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, a także konsekwencje związane z jego wykorzystywaniem. W Polsce stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego regulują dwa główne akty prawne:

• Rozporządzenie eIDAS, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która dostosowała prawo polskie do uwarunkowań wynikających z rozporządzenia eIDAS.

Elektroniczne akta pracownicze – moda czy konieczność?

Od stycznia 2019 roku, przedsiębiorcy w Polsce mogą prowadzić akta osobowe swoich pracowników całkowicie w formie elektronicznej, czyli w formie tzw. e-akt pracowniczych – które, zgodnie z przepisami prawa, są równoważne z tradycyjnymi aktami papierowymi. Przeniesienie tych dokumentów do sfery elektronicznej umożliwiło Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, które szczegółowo określa wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Rezygnacja (całkowita lub częściowa) z papierowych dokumentów i digitalizacja akt osobowych wymaga korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej. O tym, czym jest pieczęć kwalifikowana pisaliśmy w artykule „Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – bezpieczne narzędzie dla nowoczesnej firmy!” (https://www.cencert.pl/kwalifikowana-pieczec-elektroniczna-bezpieczne-narzedzie-dla-nowoczesnej-firmy/). Przypominamy – kwalifikowany e-podpis zawiera dane osobowe  osoby fizycznej – pracodawcy lub na przykład specjalisty ds. HR, który będzie podpisywał konkretne dokumenty cyfrowe. Z kolei pieczęć kwalifikowana zawiera dane firmy (osoby prawnej) i nie jest przyporządkowana do konkretnej osoby.

Zmiany w przepisach dotyczących prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji, o których pisaliśmy powyżej, łączą się z nowymi rozwiązaniami prawnymi wprowadzonymi do Kodeksu pracy. Chodzi m.in. o nowelizację przewidującą możliwość badania stanu trzeźwości pracowników oraz pracy zdalnej. Od marca 2023 roku akta osobowe pracownika powinny składać się z pięciu części – nowa, „część E” obejmuje dokumenty dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika oraz badania na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Co obejmują pozostałe części?

• część A – dokumentację pozyskaną w procesie rekrutacyjnym,
• część B – dokumentację dotyczącą przebiegu zatrudnienia, w tym umowy, badania lekarskie czy informacje na temat pracy zdalnej (nowość),
• część C – dokumentację związaną z ustaniem stosunku pracy,
• część D – dokumentację z zakresu kar, upomnień, czy nagan.

Podejmując decyzję o prowadzeniu akt pracowniczych w formie elektronicznej należy przestrzegać wymogów prawnych, jakie na pracodawcę nałożył ustawodawca. Należą do nich m.in.:

• integralność treści dokumentu i danych w nim zawartych – pliki powinny być zabezpieczone tak, aby uniemożliwić jakiekolwiek zmiany czy modyfikacje,
• ochrona plików przed dostępem osób nieupoważnionych – elektronicznymi aktami osobowymi mogą administrować wyłącznie osoby do tego upoważnione,
• ochrona dokumentacji osobowej – pliki nie mogą zostać uszkodzone/ utracone,
• bezpieczny system do przechowywania plików – zbierający dane o osobach, które przeglądały dokumenty,
• możliwość wyszukiwania dokumentów na podstawie metadanych,
• teczka dla każdego pracownika – jeden folder z pełną dokumentacją kadrową dla każdej zatrudnionej osoby.

Co istotne, akta pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku, muszą być przechowywane przez 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub został rozwiązany stosunek pracy, natomiast akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być archiwizowane aż przez 50 lat! Wyobrażacie sobie, ile to kartonów, segregatorów, a co za tym idzie – ile na to wszystko potrzeba miejsca?

Jakie dokumenty kadrowe w HR można podpisać e-podpisem?

Jest ich naprawdę wiele, poniżej przedstawimy te najpopularniejsze:

• umowy z pracownikami, w tym m.in. umowy o dzieło, kontrakty menadżerskie, umowy zlecenie, umowy o zakazie konkurencji, umowy o pracę, umowy o pracę na okres próbny, lub na zastępstwo, przedwstępne umowy o pracę, umowy o pracę tymczasową,
• listy intencyjne lub referencyjne,
• regulaminy pracy, wynagradzania lub premiowania oraz zakresy obowiązków,
• skierowania na wstępne, okresowe lub kontrolne badania lekarskie oraz zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP,
• umowy ubezpieczenia, w tym pracownicze ubezpieczanie grupowe,
• przyznawanie nagród (lub kar),
• wnioski urlopowe, zawiadomienia o nieobecności w pracy, karty ewidencji czasu pracy, dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej,
• skierowania na wyjazdy służbowe i rozliczania delegacji,
• świadectwa pracy, wypowiedzenia umowy o pracę,
• zaświadczenia dla pracownika (wysokość wynagrodzenia, etc.),
• skierowania na szkolenia i dokumenty potwierdzające podnoszenie kwalifikacji zawodowych,
• pełnomocnictwa i protokoły,
• umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• ankiety pracownicze,
• rozliczenia i potwierdzenia doręczenia PIT-11.

Korzyści dla kadr i działów HR 

Stosowanie e-podpisu i pieczęci elektronicznej Cencert to wygoda dla przedsiębiorców, pracowników i dla specjalistów działów HR – eliminuje konieczność utrzymywania kosztownej archiwizacji dokumentów papierowych, co bez wątpienia pozytywnie wpływa  na zwiększenie efektywności, szybkość przetwarzania danych i obieg informacji w całej firmie. Wśród kolejnych korzyści dla pracodawcy i działów HR możemy wymienić m.in.:

• efektywność, dostępność i oszczędność czasu – dokumenty mogą być podpisywane i wymieniane bez konieczności fizycznego spotkania, z dowolnego miejsca na świecie, co ułatwia na przykład współpracę międzynarodową,
• eliminacja ryzyka błędu ludzkiego – kopiowanie danych z dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem kwalifikowanym pozwala uniknąć wielu pomyłek (inaczej niż w przypadku przepisywania ręcznego),
• bezpieczeństwo – kwalifikowane podpisy elektroniczne zapewniają wysoki poziom ochrony przed manipulowaniem w treść dokumentów,
• ograniczenie wydatków – eliminacja kosztów związanych z zakupem papieru, drukowaniem, a w końcu – przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów papierowych,
• zgodność z prawem – kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym, co umożliwia jego wykorzystywanie w prawnie wiążących dokumentach,
• budowa profesjonalnego i ekologicznego wizerunku firmy – stosowanie usług zaufania, sprawia, że przedsiębiorstwo staje się nowoczesne i podąża za technologicznymi trendami.

Jeśli pracujecie w branży HR, a nie posiadacie jeszcze kwalifikowanego podpisu  elektronicznego i pieczęci elektronicznej – skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl

 

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2023 poz. 471)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369).