Pewność, że otrzymana oferta lub umowa są autentyczne, że nikt nie zmieniał jej treści po podpisaniu, jest niezwykle istotna w biznesie, prawda? Wzmacniamy swoją wiarygodność, kontrahentowi zapewniamy bezpieczeństwo i spokój, dbamy, by wszystko było profesjonalne… W dobie coraz szybciej postępującej cyfryzacji i goniących terminów, kiedy wszystko trzeba robić „na już”, kiedy „asap” jest czymś zupełnie normalnym, czas staje się dobrem nadrzędnym, czymś, czego wciąż brakuje… I choć czasu nie da się kupić, mamy rozwiązanie, jak można mieć go więcej! Zapraszamy do przeczytania najnowszego artykułu, w którym opowiemy, czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna i jakie może przynieść korzyści.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to doskonałe narzędzie do uwierzytelniania dokumentów, zapewniające ich integralność i autentyczność, gwarantujące bezpieczeństwo i poufność – podstawy, na które zwracamy największą uwagę.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest jedną z usług zaufania, która ułatwiają prowadzenie biznesu – to nic innego jak elektroniczna wersja pieczęci firmowej. Zawiera najważniejsze dane dotyczące przedsiębiorstwa, jak nazwę i adres firmy oraz identyfikator – REGON, NIP, VAT lub KRS – i z tego właśnie powodu często nazywana jest „firmowym podpisem”. Co ważne, pieczęć elektroniczna to rodzaj podpisu kwalifikowanego, który składany jest w imieniu konkretnej organizacji, a nie osoby fizycznej.
E-pieczęć to nowoczesne, łatwe i szybkie narzędzie do pieczętowania e-dokumentów, które posiada pełną moc prawną i dowodową. Znaczenie pieczęci elektronicznej (podobnie jak innych usług kwalifikowanych) określa Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS), które przewiduje m.in. interoperacyjność krajowych systemów identyfikacji elektronicznej między państwami członkowskimi UE. Oznacza, że pieczęć kwalifikowana Cencert jest uznawana we wszystkich 27 krajach Unii.
Gdzie używać pieczęci elektronicznej?
Pieczęć elektroniczna doskonale sprawdza się zarówno w zewnętrznych, jak wewnętrznych działania firmy. Może być wykorzystana do uwierzytelnienia i poświadczenia sporządzanych przez przedsiębiorstwa dokumentów – odbiorcy uzyskają pewność, że otrzymali oryginalną dokumentację, w której, od momentu jej opieczętowania, nie zostały naniesione żadne zmiany – pieczęci elektronicznej po prostu nie można podrobić.
Wśród dokumentów, których autentyczność i integralność można potwierdzić za pomocą e-pieczęci znajdują się m.in.:
- oficjalna, elektroniczna korespondencja firmowa,
- wyciągi bankowe, faktury elektroniczne i inne dokumenty księgowe,
- oferty handlowe dla klientów,
- akta pracowników,
- decyzje wewnętrzne, zarządzenia, statusy, strategie rozwoju, etc.
- sprawozdania i raporty.
Dlaczego korzystanie z pieczęci elektronicznej przynosi korzyści?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna Cencert nie tylko przyspiesza procesy biznesowe, ale przede wszystkim zapewnia pełne bezpieczeństwo obrotu dokumentami i gwarantuje ich wiarygodność. Każda zmiana opieczętowanego dokumentu jest wykrywalna. E-pieczęć umożliwia zidentyfikowanie podmiotu, który wykonał dokument i zabezpiecza zawarte w nim dane. Zaufanie i wiarygodność biznesowa firmy na rynku to jakże istotny dzisiaj czynnik profesjonalnego wizerunku!
Pieczęć elektroniczna bez wątpienia pozwala na duże oszczędności finansowe – ogranicza zużycie papieru, zmniejsza koszty eksploatacji drukarek, czy opłaty kurierskie. Dodatkowo, elektroniczna archiwizacja dokumentów jest dużo tańsza niż tradycyjne archiwum papierowe. Narzędzie wspiera automatyzację procesów biznesowych i może zostać zintegrowane z infrastrukturą własną przedsiębiorstwa – umożliwi to na przykład sprawne i masowe podpisywanie dokumentów.
Z e-pieczęci możemy korzystać w dowolnym miejscu i czasie, co z kolei przekłada się na dużą wygodę i oszczędności związane z czasem – dokumenty opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną można szybko przesyłać drogą elektroniczną. Z narzędzia mogą korzystać zarówno małe, jednoosobowe firmy, jak duże korporacje, czy administracja publiczna.
Tak, jak wspomnieliśmy wcześniej, skutki prawne dokumentu opatrzonego e-pieczęcią są tożsame z dokumentem papierowym – są uznawane jako oryginał i równoważne odpowiednikowi wersji papierowej na terenie wszystkich krajów Unii Europejskiej.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom cyfrowym mamy możliwość realizacji w przedsiębiorstwie działań proekologicznych. To istoty aspekt pozytywnego postrzegania firmy w środowisku biznesowym. Proekologiczna postawa związana z coraz mocniej stawianymi wymaganiami przez świadome społeczeństwo to zauważany trend wśród organizacji jako miejsca eco-friendly, przyjaznego ekologii, zorientowanego na politykę #paperless.
Czy pieczęć elektroniczna może zastąpić podpis elektroniczny?
Pieczęć elektroniczna jest przypisana konkretnej osobie prawnej, czyli spółkom prawa handlowego, osobom fizycznym prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze, organizacjom pozarządowym czy administracji publicznej. Co ważne, nie jest przypisana do osoby fizycznej. Pieczęć nie jest alternatywą dla podpisu kwalifikowanego – służy do uwierzytelnienia dokumentów firmowych i jest przeznaczona do zapewnienia ich integralności oraz gwarancji ich pochodzenia.
Kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi posługują się osoby fizyczne – e-podpis jest związany z jego właścicielem – zawiera imię i nazwisko osoby podpisującej. Jest wydawany po uprzedniej weryfikacji z wykorzystaniem dokumentów tożsamości. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna identyfikuje przedsiębiorcę na podstawie numerów rejestrowych – nie zastąpi kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które na przykład członkowie zarządu, czy inni pełnomocnicy firmy wykorzystują do zawierania umów w imieniu spółki.
Jeśli nie posiadacie w swojej organizacji kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszego produktu znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/product-category/pieczec-elektroniczna/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Przeczytaj artykuł: eIDAS 2.0 – czym jest i jaką rolę pełni we współczesnym świecie?
Przeczytaj artykuł: Postaw na #paperless.
Przeczytaj artykuł: Zamówienia publiczne w Unii Europejskiej.
