Po licznych konsultacjach publicznych projektu ustawy wprowadzającej e-fakturę jako powszechny system rozliczania wiemy już, jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2024 roku. Opublikowany projekt jest zbieżny z deklaracjami przedstawicieli Ministerstwa Finansów w zakresie zmian w stosunku do pierwszej wersji koncepcji przedstawionej na początku grudnia ubiegłego roku, jednak wprowadzone aktualizacje uwzględniły postulaty przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury.

Projekt nowelizacji i same konsultacje społeczne stanowiły kolejny etap wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, z którego podatnicy mogą dobrowolnie korzystać od stycznia 2022 roku. Podstawą prawną wprowadzenia KSeF, która określa ramy działania całego systemu, jest Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Projekt trafił do Sejmu 17 maja 2023 r.

Główne aspekty nowelizacji ustawy to:

  • Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.
  • Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT – KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
  • Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF (zapis dotyczy na przykład faktur wstawianych konsumentom za media).
  • Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
  • Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
  • W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia po wystawieniu offline.
  • Liberalizacja sankcji i ich stosowanie od 1 stycznia 2025 r.

Ogólne zasady e-faktur w Polsce

e-faktury generowane są w systemach księgowych przedsiębiorcy, wystawiane w jednolitym formacie, praktycznie w czasie rzeczywistym. Każda e-faktura jest identyfikowana w systemie poprzez unikalny numer KSeF i jest uznana za wystawioną w dniu przesłania przez wystawcę/podatnika do KSeF. e-faktura jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania unikalnego numeru KSeF i automatycznie udostępniana nabywcy.

Obecnie e-faktura działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Okres dwóch lat jest czasem, w którym polskie firmy mogą korzystać i testować wystawianie faktur w KSeF. Ministerstwo Finansów zachęca firmy do korzystania z KSeF już teraz, by płynnie i pewnie przejść do systemu obowiązkowego. W 2024 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne – wyjaśnia minister finansów Magdalena Rzeczkowska.

Zdaniem wielu ekonomistów, wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej i KSeF to kolejny krok w kierunku automatyzacji procesów księgowych i następny etap cyfryzacji administracji podatkowej. Docelowo, KSeF ma stać się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi wymiany informacji finansowych w Europie.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur wprowadzony przez Ministerstwo Finansów to ogólnokrajowy to system teleinformatyczny, za pośrednictwem którego faktury mogą być wystawiane, udostępniane i otrzymywane. Po wprowadzeniu faktury, dokument otrzymuje unikalny numer identyfikujący, a dane weryfikowane są ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. System pozwala upewnić się, czy faktura dotarła do kontrahenta, co przyspiesza płatności i obrót gospodarczy.

Co ważne i z czego należy sobie zdać sprawę, KSeF bez wątpienia posłuży administracji do analizy i kontroli prawidłowości danych wskazywanych w fakturach ustrukturyzowanych, a także zwiększy możliwości weryfikacyjne organów podatkowych. Według ekonomistów, rozwiązanie ma także na celu ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Zgodnie z definicją wprowadzoną do ustawy, faktura ustrukturyzowana jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej, wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę, według jednego wzorca zaproponowanego przez Ministerstwo Finansów. Tak, jak pisaliśmy na początku artykułu, nowe faktury mogą obecnie funkcjonować na równi wraz z fakturami elektronicznymi i papierowymi.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznawana za wystawioną od razu po przesłaniu jej do KSeF, natomiast za otrzymaną – w momencie przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego. Należy pamiętać, że numer przydzielony w KSeF jest numerem identyfikującym dokument w systemie, ale nie jest tożsamy z numeracją prowadzoną przez przedsiębiorcę.

Wystawca, który będzie chciał wystawić fakturę w systemie, powinien uzyskać zgodę drugiej strony transakcji na odebranie faktury ustrukturyzowanej. Wyrażanie zgody odbywa się już jednak poza systemem KSeF, na zasadach podobnych do tych, jakie już dziś obowiązują dla wystawiania, przesyłania i akceptowania faktur elektronicznych.

E-faktury mają w swoim założeniu umożliwić pełną automatyzację księgowań, co na pewno wpłynie pozytywnie na wzrost efektywności procesów finansowo-księgowych, oszczędności kadrowe, oszczędność czasu w związku ze skróceniem obiegu faktur.

Warto podkreślić, że elektroniczne ustandaryzowanie wzoru faktury może w pozytywny sposób wpłynąć na zwiększenie bezpieczeństwa transakcji handlowych, a także na zmniejszenie liczby błędów wywołanych przez czynnik ludzki.

KSeF: Szybszy zwrot VAT i inne korzyści

Mimo, iż elektroniczne faktury ustrukturyzowane będą obligatoryjnym formatem dopiero za rok, Ministerstwo Finansów wskazuje szereg korzyści płynących z wcześniejszej identyfikacji w KSeF. Wdrożenie KSeF pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.  Aby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z systemu już w okresie przejściowym, Ministerstwo Finansów przygotowało szereg zachęt dla podatników. Są to między innymi:

  • krótszy termin oczekiwania na zwrot VAT – przedsiębiorcy, którzy wystawiają wyłącznie faktury ustrukturyzowane, mogą korzystać ze skróconego z 60 na 40 dni terminu zwrotu podatku VAT. Oczywiście, należy spełnić określone warunki – m.in. należy być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym dłużej niż 12 miesięcy. Przewidziany został także limit zwrotu – kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie może przekraczać 3 tys. zł.
  • uproszczenie przy ujmowaniu faktur w rejestrze VAT – czyli to, o czym pisaliśmy już powyżej – w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej numeru identyfikującego będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.
  • uproszczone raportowanie JPK – fiskus otrzymuje natychmiastowy dostęp do naszych dokumentów, dzięki temu nie będzie już mógł wymagać przesłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) w przypadku ewentualnych kontroli lub czynności sprawdzających. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF.
  • bezpieczeństwo i archiwizacja – faktura pozostanie w bazie danych Ministerstwa Finansów przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione – nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie będzie konieczności wydawania jej duplikatów – e-faktury będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury. Dzięki temu, podatnicy są zwolnieni z obowiązku przechowywania dokumentów, co bez wątpienia wielu przedsiębiorcom ułatwi kwestie archiwizacji.
  • przyspieszenie obrotu – działanie i zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych na dane cyfrowe za pośrednictwem platformy KSeF sprawia, że zawsze będziemy mieli pewność, że faktura trafiła do kontrahenta, a tłumaczenie „nie dotarła, proszę wysłać ponownie” nie będzie miało racji bytu…
  • wygoda – e-faktury będą wydawane według jednego wzorca, co sprawi że będą bardzo łatwe w użyciu, a ustrukturyzowany i jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży się na oszczędność czasu pracowników i zredukuje liczbę pomyłek.
  • szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura będzie udostępniona dla odbiorcy przez administrację praktycznie w czasie rzeczywistym.

Jak korzystać z KSeF?

Aktualnie przewidziane są dwie możliwości, by wystawić e-fakturę za pośrednictwem systemu:

  • poprzez wykorzystanie bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów – jest to rekomendowane przede wszystkim dla mniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie mają potrzeby korzystania z bardziej rozbudowanego oprogramowania.
  • przy użyciu komercyjnych narzędzi do rozliczeń podatkowo-księgowych, które będą zintegrowane z KSeF.

Skupmy się na tych pierwszych. “Aby ułatwić powszechne fakturowanie w KSeF już teraz udostępniliśmy przedsiębiorcom darmową Aplikację Podatnika KSeF, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie.  Niedawno zintegrowaliśmy też aplikację e-mikrofirma z KSeF. To bardzo ważna aktualizacja dla mikroprzedsiębiorców. Kolejnym narzędziem, które udostępnimy w najbliższym czasie będzie Aplikacja mobilna KSeF. Aplikacja ta umożliwi wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie e-Faktur oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca” – informuje zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej Mariusz Gojny.

Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia przeglądanie wystawionych lub otrzymanych faktur, ich pobieranie w formacie xml lub PDF oraz szybkie i sprawne zarządzanie uprawnieniami do korzystania z KSeF. Dzięki powiązaniu e-mikrofirmy z KSeF użytkownicy mogą sprawdzić, w jaki sposób elektroniczne fakturowanie wpłynie na funkcjonowanie ich przedsiębiorstw i przygotować się do niego z dużym wyprzedzeniem. Co istotne, e-Faktury wystawiane są w e-mikrofirmie w taki sam sposób jak dotychczasowe faktury, więc użytkownicy nie odczują praktycznie żadnej różnicy.  Dostęp do aplikacji znajduje się pod linkiem: https://www.podatki.gov.pl/ksef/bezplatne-narzedzia-ksef/. Aplikacja będzie dostępna w Google Play oraz App Store.

Z kolei aplikacja mobilna KSeF będzie przeznaczona w szczególności dla przedsiębiorców pracujących w terenie, bowiem zdarzają się sytuacje, w których niezwłoczny dostęp do możliwości wystawienia e-Faktur jest niezwykle istotny.

Dostępność i bezpieczeństwo

KSeF cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Dane w ramach KSeF są szyfrowane. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu i może obsługiwać do 100 mln faktur dziennie.  Gromadzone dane są multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, aby w ten sposób zabezpieczyć podatników przed utratą dokumentów także w mało prawdopodobnych, choć możliwych, sytuacjach awarii sprzętowej

Sankcje i kary

Kara pieniężna będzie mogła być nałożona gdy podatnik:

  • nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,
  • w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  • nie prześle do KSeF w terminie faktury wystawionej w okresie awarii.

Kara pieniężna będzie mogła wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Jej wysokość nie będzie mogła być mniejsza niż 1000 zł – w przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, a w przypadku, gdy faktura do KSeF nie będzie przesłana w terminie – nie będzie mogła wynieść mniej niż 500 zł.

Przepisy dotyczące kar pieniężnych, mają wejść w życie z półrocznym opóźnieniem – tzn. 1 stycznia 2025 r.

Uwierzytelnienie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Dostęp do systemu będzie możliwy po założeniu indywidualnego konta w systemie, który jest obsługiwany z pozycji komputera oraz urządzeń mobilnych.

Mechanizm uwierzytelnienia będzie weryfikował tożsamość podmiotu starającego się o dostęp do Systemu i będzie oparty o kwalifikowane narzędzia, takie jak:

  • kwalifikowany podpis elektroniczny
  • kwalifikowana pieczęć elektroniczna
  • podpis zaufany
  • unikalny, wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur token – ciąg 40 znaków, przypisanych do podatnika lub podmiotu uprawnionego.

Rok 2022 przyniósł przedsiębiorcom mnóstwo zmian podatkowych, w których łatwo się pogubić. Wydaje się, że okres przejściowy, jaki zaplanował dla nas ustawodawca w przypadku KSeF to idealne rozwiązanie na zapoznanie się ze wszystkimi uwarunkowaniami, benefitami i ograniczeniami. Warto już dzisiaj wybrać dla siebie te rozwiązania, które w prosty sposób ułatwią nam funkcjonowanie w ramach nowej  rzeczywistości i platformy teleinformatycznej tworzonej przez ustawodawcę.

Przypominamy, że wszystkie produkty, które mogą być pomocne w uwierzytelnianiu i korzystaniu z KSeF znajdziecie na naszej stronie internetowej https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl

Źródło:

 https://www.gov.pl/web/finanse/zmiany-w-projekcie-krajowego-systemu-e-faktur-ksef-po-uwagach-biznesu

 https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12366859/katalog/12933946#12933946

 https://www.podatki.gov.pl/ksef/

 

Przeczytaj artykuł: Spokojna praca z rSign.

Przeczytaj artykuł: Bezpieczny podpis elektroniczny.

Przeczytaj artykuł: Wynajem mieszkania przy użyciu podpisu elektronicznego.

Kategoria: CenCert Blog