Zasady realizacji zamówień na certyfikaty kwalifikowane w umowach ramowych
dla nowych certyfikatów wystawianych w lokalizacji subskrybenta

1. Zamówienia na certyfikaty należy składać na jeden ze sposobów:
   1. poprzez udostępniony przez Cencert system do składania zamówień (jeśli dla danej umowy jest możliwość wykorzystania tego systemu)
   2. mailem, z zaszyfrowanym załącznikiem zawierającym dane osobowe, w formacie Excel wg wzoru Cencert, pod adresem zlecenia@cencert.pl
2. Cencert niezwłocznie (najpóźniej w następnym dniu roboczym) sprawdza kompletność oraz składnię danych.
   1. Jeśli dane są poprawne, Cencert potwierdza przyjęcie zlecenia i rozpoczyna jego realizację. Oznacza to skuteczne złożenie zlecenia przez Zamawiającego i rozpoczyna okres realizacji zlecenia przez Wykonawcę.
   2. Jeśli dane są niepoprawne, Cencert wskazuje przyczynę problemu oraz zwraca zlecenie Zamawiającemu w celu wykonania korekty danych.
3. Cencert ustala termin spotkania w celu weryfikacji tożsamości osób odbierających certyfikaty, zgodnie z terminem realizacji zlecenia wynikającym z umowy, w godzinach pracy Zamawiającego. Przy ustalaniu terminu spotkania Cencert w miarę możliwości bierze pod uwagę preferencje osób odbierających certyfikaty, o ile nie narusza to zasady optymalizacji czasów i kosztów dojazdu inspektorów Cencert.
4. Cencert informuje Zamawiającego o ustalonym terminie spotkania, najpóźniej poprzedniego dnia roboczego, a Zamawiający niezwłocznie potwierdza dostępność w tym terminie osoby lub osób odbierających certyfikaty.
5. Jeśli Zamawiający nie potwierdzi terminu spotkania, zgodnie z pkt. 4 powyżej, w stosunku do wszystkich lub niektórych osób objętych zleceniem, Cencert może:
   1. wyznaczyć inny termin, zgodny z zasadami opisanymi w pkt. 3 powyżej, albo
   2. odmówić realizacji zlecenia (w całości lub częściowo, w zależności od tego, czy brak potwierdzenia dotyczy wszystkich osób objętych zleceniem czy też części) z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
6. W związku z brakiem realizacji zlecenia (w całości lub częściowo), zgodnie z pkt. 5.2 powyżej, Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów, nie przysługują mu też żadne roszczenia względem Cencert z tytułu braku realizacji zlecenia. Cencert kończy obsługę takiego zlecenia w swoim systemie, dane osobowe osób, którym nie wystawiono certyfikatów, są usuwane z systemów Cencert. Zamawiający może ponownie złożyć zlecenie wystawienia certyfikatu dla tych osób.
7. W przypadku gdy pomimo potwierdzenia terminu zgodnie z pkt. 4 powyżej, osoby odbierające certyfikaty nie są dostępne dla inspektora Cencert w umówionym terminie oraz lokalizacji, zastosowanie mają odpowiednio zasady określone w pkt. 5, 6 powyżej, przy czym Zamawiający obciążony jest kosztami dojazdu Inspektora Cencert do umówionej lokalizacji, zgodnie z cennikiem wynikającym z umowy. W przypadku konieczności oczekiwania Inspektora Cencert w umówionej lokalizacji na osobę odbierającą certyfikat przez czas dłuższy niż 15 minut, Inspektor ma prawo uznać tę osobę lub osoby za niedostępne dla Inspektora Cencert, z konsekwencjami opisanymi powyżej.
8. Zamawiający ma prawo odwołać potwierdzony wcześniej termin spotkania, w stosunku do wszystkich lub części osób objętych zleceniem, najpóźniej poprzedniego dnia roboczego do godz. 15:00. Konsekwencje takiego odwołania są takie, jakby termin nie został potwierdzony, zastosowanie mają zasady opisane w pkt. 5.
9. W przypadkach losowych, Cencert ma prawo odwołać umówiony wcześniej termin spotkania. W takim przypadku Cencert wyznacza inny termin spotkania, zgodnie z pkt. 3, 4 powyżej.