Od 1 lutego 2026 roku polskie firmy staną przed nowymi obowiązkami podatkowymi. Wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF), który początkowo obejmie przedsiębiorstwa o rocznej sprzedaży powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia również mniejsze podmioty. Choć data wydaje się odległa, warto rozpocząć przygotowania już dziś – wcześniejsze wdrożenie KSeF pozwala uniknąć błędów i wykorzystać nowe korzyści podatkowe.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w jednolitej, elektronicznej formie. Dokumenty przechowywane są w systemie, co eliminuje konieczność prowadzenia papierowych segregatorów czy lokalnych archiwów cyfrowych.
Wdrożenie KSeF zmienia nie tylko sposób fakturowania, ale też organizację obiegu dokumentów w firmie. Nowa struktura faktury wprowadza dodatkowe pola, takie jak numer umowy, rodzaj transportu, kody PKWiU czy kurs waluty. Choć wymaga to dostosowania systemów, zwiększa przejrzystość, ogranicza liczbę błędów księgowych i ułatwia codzienne rozliczenia.
Dlaczego warto działać wcześniej?
Wcześniejsze wdrożenie KSeF pozwala przetestować procesy i wyeliminować problemy przed wejściem obowiązku. Firmy mogą też szybciej korzystać z przywilejów, takich jak przyspieszony zwrot VAT czy uproszczenia w księgowaniu zakupów. Centralne archiwum ułatwia prowadzenie ksiąg, precyzyjnie określa daty wystawienia i odbioru faktur oraz zwiększa bezpieczeństwo dokumentów.
Rejestracja w KSeF z kwalifikowaną e-pieczęcią
Aby korzystać z KSeF, firma musi zostać zarejestrowana i uwierzytelniona w systemie. Jednym z najbezpieczniejszych sposobów jest użycie kwalifikowanej e-pieczęci, która potwierdza tożsamość przedsiębiorstwa. Rozwiązanie jest szczególnie wygodne w automatycznych procesach fakturowania, gdzie podpisy przypisane są do firmy, a nie do konkretnej osoby.
Cencert, jako kwalifikowany dostawca usług zaufania, dostarcza e-pieczęci zgodne z wymogami KSeF, umożliwiające rejestrację firmy w systemie i prawidłowe podpisywanie dokumentów. Dzięki temu proces jest bezpieczny, szybki i zgodny z przepisami. E-podpisy Cencert pozwalają również na rejestrację kolejnych pracowników organizacji w KSeF.
Jak przygotować się do KSeF?
Przygotowania warto rozpocząć od audytu obecnych procesów fakturowania i sprawdzenia zgodności systemów księgowych z nową strukturą faktury. Następnie należy wdrożyć odpowiednie narzędzia do podpisywania i weryfikacji dokumentów, a zespół księgowy przeszkolić w korzystaniu z platformy. Dzięki wsparciu Cencert wdrożenie przebiega sprawnie, a firma zyskuje pewność bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
KSeF jako szansa dla firm
Choć KSeF to obowiązek, może stać się także impulsem do cyfryzacji i usprawnienia procesów biznesowych. Wcześniejsze wdrożenie systemu pozwala zmniejszyć liczbę błędów, przyspieszyć obieg faktur i zyskać wizerunek nowoczesnej, zdigitalizowanej firmy. Wsparcie Cencert – w tym kwalifikowana e-pieczęć – umożliwia sprawną rejestrację w KSeF i pełną ochronę dokumentów, zamieniając obowiązek w realną przewagę konkurencyjną.
Przeczytaj artykuł: Pieczęć elektroniczna – bezpieczeństwo Twoich dokumentów.
Przeczytaj artykuł: Czym właściwie jest eIDEAS?
Przeczytaj artykuł: Wszystko co powinieneś wiedzieć w Węźle Krajowym…
