Technologia sprawia, że w coraz większej liczbie czynności wyręczają nas nowoczesne narzędzia, pozwalające na szybszą realizację zadań oraz – co szczególnie ważne – robienie tego w formie zdalnej. Jednym z najważniejszych obszarów jest w tym przypadku podpisywanie dokumentów dotyczących zarówno spraw urzędowych, jak i biznesowych. Wiąże się to z tym, że podpis elektroniczny i pełnomocnictwo to często nierozerwalne elementy. Kwalifikowany podpis elektroniczny coraz częściej zastępuje standardowy, ręczny podpis. Co więcej: w niektórych sytuacjach nie ma dla niego żadnej alternatywy. Warto dowiedzieć się, jak wpływa to na kwestię powołania pełnomocnika oraz czy również on, chcąc reprezentować podmiot lub osobę, musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny.

Pełnomocnictwo a podpis elektroniczny

Życie we współczesnym świecie jest zdecydowanie szybsze. Dotyczy to zwłaszcza biznesu i spraw urzędowych. Podpis elektroniczny i pełnomocnictwo idą ze sobą w parze. W czasach, w których większość działań można podejmować za pośrednictwem Internetu, nie inaczej jest również z formalnościami urzędowymi czy zawieraniem umów, a w niektórych przypadkach, w tym dotyczących zamówień publicznych, jest to jedyna akceptowalna forma. Bardzo często nie robimy tego jednak osobiście, lecz decydujemy się na upoważnienie pełnomocnika. Wówczas także on będzie w stanie skutecznie składać dokumenty czy potwierdzać ich ważność. W tym celu powinien posiadać jedynie – poza samym pełnomocnictwem – kwalifikowany podpis elektroniczny.

pełnomocnictwo a podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny: dokonać dobrego wyboru

Na rynku dostępnych jest coraz więcej podpisów elektronicznych. Te – wbrew często przyjętej opinii – potrafią się jednak znacząco od siebie różnić. Porównując ze sobą poszczególne produkty, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów, takich jak wygoda użytkowania, mobilność czy okres ważności. Warto zwrócić uwagę na kwalifikowane podpisy elektroniczne CenCert. Produkt może być ważny nawet przez 5 lat, a różne modele umożliwiają dostosowanie podpisu elektronicznego do indywidualnych preferencji. Znakomicie sprawdzą się przy tym w codziennej pracy zarówno pełnomocników zwykłych, jak i profesjonalnych, w tym doradców podatkowych, adwokatów czy radców prawnych.

Ustanowienie pełnomocnictwa w formie elektronicznej

Korzystanie ze wsparcia pełnomocnika to duża wygoda, a w niektórych przypadkach – zwłaszcza dotyczących realiów biznesowych i uczestniczenia w przetargach – również konieczność. Pewien problem może budzić już jednak samo ustanowienie pełnomocnictwa. Jest tak tylko pozornie. Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia podpisanie takiej deklaracji w formie dokumentu elektronicznego (np. w formacie DOC lub PDF). Powinien zostać przy tym podpisany zarówno przez osobę upoważniającą, jak i pełnomocnika.

Co ważne: zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli do zawarcia jakiejś czynności potrzebna jest szczególna forma (np. w przypadku zamówień publicznych objętych art. 10a ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych), przekłada się to również na inne czynności, w tym ustanowienie pełnomocnictwa. Oznacza to więc, że również one mogą być złożone wyłącznie w postaci elektronicznej i podpisane wyłącznie podpisami kwalifikowanymi stron.

Podpis w zamówieniach publicznych

Przywołana wyżej ustawa stanowi, że „oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym”. W jasny sposób precyzuje więc, że również pełnomocnik, który będzie uczestniczył w postępowaniu tego typu, musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, w przeciwnym wypadku nie będzie w stanie wykonywać swoich obowiązków, a czynność prawna – zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego – nie będzie ważna. Ten dokument precyzuje zresztą w jasny sposób, co jest potrzebne do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej, zwracając w artykule 78 uwagę na kwestię złożenia oświadczenia woli w formie elektronicznej oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji UPL-1

Przedsiębiorcy często korzystają z usług pełnomocnika, realizując obowiązek składania deklaracji podatkowych. Dzięki temu w wygodny sposób może zrobić to bezpośrednio księgowa, radca prawny czy doradca podatkowy. Prawo nie tylko umożliwia takie rozwiązanie, ale na dodatek znacząco ułatwia cały proces. W tym celu podatnik powinien złożyć w stosownym Urzędzie Skarbowym druk UPL-1, co można zrobić także w wygodny sposób drogą elektroniczną. Nie będzie przy tym wymagane posiadanie przez niego podpisu elektronicznego. Bezpieczny podpis kwalifikowany posiadać musi jednak sam pełnomocnik.

Pełnomocnictwo w sprawach administracyjnych

Zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne czy jednostki organizacyjne posiadające zdolność prawną mogą ustanawiać swoich pełnomocników upoważnionych do zajmowania się w ich imieniu sprawami administracyjnymi. Mogą być oni również ustanowieni online, a przedsiębiorcy mogą zrobić to bezpośrednio poprzez formularz CEIDG-1. Aby pełnomocnicy mogli wywiązywać się ze swoich zobowiązań, powinni natomiast posiadać bezpieczny podpis elektroniczny. W niektórych przypadkach alternatywą będzie także Profil Zaufany.

 

Sprawdź podpis elektroniczny