Często zastanawiasz się jak uzyskać podpis kwalifikowany lub gdzie go możesz wykorzystać. Współczesny rynek jest niezwykle wymagający, a każde rozwiązanie, które pozwala na oszczędzanie czasu i ograniczenie obiegu dokumentów, jest na wagę złota. Ma to rzecz jasna bezpośrednie przełożenie na działalność przedsiębiorstw, jednak okazuje się również niezwykle ważne w rozliczeniach i podejmowaniu zobowiązań przez osoby prywatne. Jednym z najważniejszych elementów tej rzeczywistości jest kwalifikowany podpis elektroniczny, czyli rozwiązanie, które zrewolucjonizowało m.in. relacje z urzędami czy zawieranie umów bez konieczności składania podpisu ręcznego i operowania papierowymi wersjami dokumentów.
Jeszcze do niedawna większość formalności, z którymi mieliśmy do czynienia, była bardzo wymagająca. Konieczne było własnoręczne podpisywanie dokumentów oraz operowanie na wydrukach. Na szczęście te czasy minęły, a obecna tendencja jasno wskazuje na to, że stopniowo – zarówno w relacjach biznesowych, jak i tych związanych z obowiązkami względem urzędów – dokumenty elektroniczne praktycznie w pełni wyprą te tradycyjne. Stało się to możliwe dzięki podpisowi kwalifikowanemu, który jest przecież równoważny podpisowi ręcznemu. Mało tego! Rozwój technologii sprawił, że korzystanie z niego jest niezwykle proste, a narzędzie jest dostępne dla wszystkich bez zbędnych formalności i oczekiwania. Możemy zatem śmiało przyjąć, że kwalifikowany podpis elektroniczny stał się bez wątpienia realną alternatywą dla standardowych rozwiązań.
Zastanówmy się zatem jak wybrać dobry podpis elektroniczny. Jedną z najważniejszych i największych zalet podpisu elektronicznego jest bezpieczeństwo. W przeciwieństwie do innych metod autoryzacji zastosowane zabezpieczenia sprawiają, że tożsamość użytkownika i wiarygodność samych plików są w pełni obiektywne. Odpowiadają za to nowoczesne systemy informatyczne, dostarczające coraz bardziej zaawansowanych rozwiązań. Pewnym błędem jest natomiast utożsamianie podpisu elektronicznego wyłącznie z jednym produktem. W rzeczywistości na rynku spotkać można wielu dostawców oferujących inne narzędzia, które wprawdzie pełnią tę samą rolę, potrafią się jednak znacząco od siebie różnić. Warto przyjrzeć się bliżej ich propozycjom i dobrać te, które okażą się najlepsze w konkretnym przypadku. Należy przy tym zwrócić uwagę na podstawowe aspekty:
- Skład zestawu: aby możliwe było podpisywanie dokumentów przy pomocy podpisu kwalifikowanego, konieczne jest posiadanie czytnika oraz karty, z których będzie można korzystać dzięki aplikacji. Propozycje poszczególnych dostawców mogą znacząco się od siebie różnić, przy tym niektóre sprawdzą się lepiej w przypadku korzystania z podpisu wyłącznie w jednym miejscu, inne będą natomiast wygodniejsze w bardziej mobilnym charakterze.
- Okres ważności: podpis elektroniczny będzie ważny przez określony czas, następnie będzie można odnowić certyfikat. Warto wybrać jednak opcję, pozwalającą zapomnieć o tym obowiązku na jak najdłużej i zaoszczędzić tym samym jak najwięcej. Podpis elektroniczny Cencert pozwala na ustalenie aż 5-letniego okresu ważności.
A czy każdy potencjalny użytkownik wie, kiedy będzie mógł skorzystać z e-podopisu? Kwalifikowany podpis elektroniczny to bardzo przydatne narzędzie, zwłaszcza z perspektywy przedsiębiorców. Pozwala m.in. na podpisywanie:
- deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS,
- umów,
- faktur,
- pełnomocnictw
- podań i formularzy do różnych instytucji, w tym sądów, KRS czy urzędu patentowego.
- ofert w przetargach.
Na dobrą sprawę kwalifikowanym podpisem elektronicznym może zostać podpisany każdy dokument, co będzie równoznaczne z podpisaniem go w tradycyjny sposób. Dotyczy to nie tylko kontaktu z urzędami publicznymi czy spełnianiem obowiązków względem nich, ale również relacji z kontrahentami czy innymi organizacjami. Oczywiście kwalifikowany podpis elektroniczny może być również wykorzystywany przez osoby prywatne, którym zależy na zachowaniu najwyższego bezpieczeństwa lub jest to konieczne w celu wykonywania przez nie swoich obowiązków. Być może nie jest to jeszcze zjawisko powszechne, ale z całą pewnością coraz bardziej zauważalne.
I jeszcze jedna ważna kwestia, którą już poruszaliśmy na naszym blogu we wcześniejszym artykule, a mianowicie różnice podpisu elektronicznego względem profilu zaufanego. Temat jest jednak i ważny i ciekawy, dlatego warto ponownie skupić się na tym aspekcie. Często w powszechnej świadomości podpis elektroniczny bywa mylony ze wspomnianym Profilem Zaufanym. Dzięki temu drugiemu rozwiązaniu coraz częściej bez większych problemów udaje się załatwiać urzędowe sprawy osobom prywatnym. Czasami mogą korzystać z niego również przedsiębiorcy (np. przy składaniu deklaracji podatkowych czy przesyłaniu formularzy ZUS). Są to jednak dwa zupełnie inne narzędzia. Profil Zaufany pozwala jedynie na autoryzowanie czynności w serwisach administracji publicznej, nie można z niego skorzystać np. w celu podpisywania umów cywilnych albo składania ofert w przetargach. Kwalifikowany podpis elektroniczny okaże się natomiast przydatny we wszystkich wskazanych sytuacjach: od załatwiania najprostszych formalności po akceptację ważnych i rozbudowanych dokumentów czy podejmowanie trudnych decyzji. Przy tym certyfikat kwalifikowany, korzystający ze specjalnych rozwiązań, gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa. Z tego powodu jest to rozwiązanie, bez którego coraz trudniej poradzić sobie w świecie biznesu. Sam Profil Zaufany okaże się natomiast przydatny w codziennym życiu i załatwianiu podstawowych spraw urzędowych.
Sprawdź gdzie odebrać podpis kwalifikowany
Sprawdź podpis elektroniczny CenCert
Przeczytaj artykuł: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny przy deklaracji PIT