Świat rozwija się w zaskakująco szybkim tempie. Rozwój technologii na każdym kroku przypomina nam o tym jak ważne i niezbędne dla funkcjonowania społeczeństwa są osiągnięcia nauki w tej dziedzinie. Do tego coraz więcej aspektów naszego życia, w tym także zawodowego i biznesowego, przenosi się do świata wirtualnego. Jest to szczególnie odczuwalne w dzisiejszych pandemicznych czasach oraz nowej formie funkcjonowania, jaką wymusiło tak na obywatelach, jak i urzędnikach koronawirusowa rzeczywistość. Oczywiście nie da się ukryć, że informatyzacja życia, także tego w administracji publicznej, ułatwia i usprawnia funkcjonowanie jednostki w obecnym świecie.
Technologia to także elektroniczne uwierzytelnianie tożsamości. Warto zauważyć, że w przedstawiony świecie zadomowiły już jakiś czas temu także usługi zaufania publicznego, głównie e-podpis lub pieczęć elektroniczna. Narzędzia te doskonale wtopiły się nową rzeczywistość. Dla użytkowników oznacza to, że integralność oraz autentyczność dokumentu można potwierdzić zarówno wspomnianym podpisem, jak i pieczęcią.
Dzięki temu umowy, dokumenty czy sprawozdania, nie muszą już być podpisywane odręcznie. Mało tego. Coraz więcej obszarów wymusza korzystanie z kwalifikowanych usług potwierdzających tożsamość osoby prywatnej, ale i urzędnika administracji publicznej. Elektroniczne uwierzytelnienie tożsamości jest obowiązkowe między innymi dla Jednolitego Pliku Kontrolnego, bądź też podczas składania sprawozdań finansowych w KRS czy ZUS. Takie potwierdzenie tożsamości dotyczy coraz częściej także samego urzędnika pilotującego sprawy obywatelskie. Dobrym przykładem jest sądownictwo. Zgodnie z przepisami prawa pisma wychodzące z sądów muszą być opatrzone kwalifikowanym uwierzytelnieniem, zatem każdy, kto wniesie skargę do sądu drogą elektroniczną, otrzyma odpowiedź w takiej samej formie (Sądy to oczywiście jeden z przykładowych obszarów).
W tej codziennej pracy urzędniczej, okraszonej szeregiem regularnie pojawiających się nowych przepisów i ustaw obligatoryjnie narzucających uwierzytelnianie dokumentów w formie elektronicznej dobrym rozwiązaniem wydaje się być e-pieczęć. Ta forma zyskuje popularność z dnia na dzień wśród pracy urzędników ministerialnych, urzędów skarbowych, czy samorządów. Wygoda to jedno, ale nie bez znaczenia jest w tym przypadku także poczucie bezpieczeństwa względem własnych danych osobowych. Pieczęć elektroniczna jest doskonałym rozwiązaniem sprzyjającym prawu urzędnika do jego prywatności. Należy podkreślić, że w e-pieczęci nie ma danych osobowych urzędnika reprezentującego daną instytucję, a jedynie nazwa podmiotu i dane weryfikacyjne, takie jak numer NIP i REGON. W wielu przecież sytuacjach ważne jest nie to kto podpisuje dokument lecz samo potwierdzenie pochodzenia dokumentu, z jakiego urzędu dokument pochodzi, względnie samo potwierdzenie jego autentyczności. Pieczęć elektroniczna ma więc zastosowanie wszędzie tam gdzie odbiorca e-dokumentu oczekuje jego integralności, a przy tym chce mieć pewność, że otrzymane pismo pochodzi z danej organizacji czy instytucji, ale nie jest dla niego istotne, kto konkretnie dany dokument udostępnił.
Zarówno klienci prywatni, jak i urzędy administracji publicznej w takim przypadku często korzystają z dostępnej na rynku oferty Centrum Certyfikacji Kluczy CenCert www.cencert.pl . Pieczęć elektroniczna zapewnia wiarygodność i bezpieczeństwo. Każda wprowadzona zmiana w dokumencie jest natychmiast wykrywana. Ponadto nikt, poza uprawnionymi osobami, nie może edytować dokumentów ani nanosić na nich żadnych zmian. No i oczywiście wskazana wcześniej ochrona prywatności pracownika urzędu, bez wątpienia bardzo dla niego istotna. Ważna szczególnie tam, gdzie publiczne udostępnianie danych osobowych nie jest niezbędne dla pomyślnego procesowania poszczególnych, bieżących spraw urzędowych.
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny w wolnych zawodach
Przeczytaj artykuł: Sprawozdania finansowe i JPK_VAT z podpisem elektronicznym
Przeczytaj artykuł: Gdzie wykorzystywany jest podpis elektroniczny