Zgodnie z Rozporządzeniami Ministerstwa Zdrowia, od 1 stycznia 2024 r. placówki medyczne mają obowiązek przekazywać karty urodzenia i martwego urodzenia kierownikowi USC wyłącznie „na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej”, opatrzonym m.in. kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie ma już możliwości przekazania tych dokumentów w formie papierowej.
Co to oznacza? Przede wszystkim konieczność założenia elektronicznej skrzynki podawczej na ePUAP i wyposażenie pracowników upoważnionych do wystawiania karty urodzenia i karty martwego urodzenia w kwalifikowany podpis elektroniczny. Użycie podpisu osobistego z dowodu osobistego wymaga posiadania czytnika NFC (Near Field Communication), czyli radiowego standardu komunikacji wysokiej częstotliwości, umożliwiającego bezprzewodowe przesyłanie plików między urządzeniami. Resort zdrowia nie rekomenduje przekazywania kart na zewnętrznych nośnikach danych (na przykład płycie CD lub pendrivie), a zalecanym formatem sporządzanych elektronicznie dokumentów jest format .pdf.
Terminy przekazania dokumentów kierownikowi urzędu stanu cywilnego pozostały bez zmian – kartę urodzenia należy przekazać w terminie trzech dni od dnia jej sporządzenia, a kartę martwego urodzenia – jeden dzień od jej sporządzenia. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie płci dziecka, karta martwego urodzenia nie jest przekazywana.
Karta urodzenia i karta martwego urodzenia
Do końca 2023 roku informacje zapisywane w karcie urodzenia zawierały wiele danych, m.in. nazwisko, imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL matki dziecka, miejsce, datę i godzinę urodzenia dziecka, płeć dziecka, informacje o stanie zdrowia dziecka: długość, ciężar ciała, punkty w skali Apgar, informacje o ciąży i porodzie: okres trwania ciąży, liczbę dzieci urodzonych przez matkę, datę poprzedniego porodu, miejsce zamieszkania rodziców dziecka, wykształcenie rodziców dziecka, etc. Karta martwego urodzenia obejmowała także informację, że dziecko urodziło się martwe oraz czas i przyczynę zgonu płodu, jeżeli została stwierdzona.
Od 1 stycznia 2024 r. karta urodzenia obejmuje jedynie nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia oraz numer PESEL matki dziecka, jeżeli został nadany, miejsce, datę i godzinę urodzenia dziecka, płeć. Karta martwego urodzenia, oprócz powyższych danych, zawiera dodatkowo informację, że dziecko urodziło się martwe.
Pozostałe dane podmiot wykonujący działalność leczniczą pozyskuje i przetwarza oraz przekazuje służbom statystyki publicznej dla potrzeb statystyki publicznej.
Zalecanym przez Ministerstwo Zdrowia sposobem przekazywania danych na potrzeby statystyki publicznej jest wykorzystanie:
- aplikacji uruchomionej w ramach infrastruktury Głównego Urzędu Statystycznego, która umożliwia wprowadzanie i przesyłanie danych dotyczących badania urodzeń za pomocą formularza internetowego, a także zapewnia możliwość przekazania do aplikacji pliku z danymi w różnych formatach;
- interfejsu API UWD umożliwiającego automatyczne przekazywanie danych w formacie XML z systemów informatycznych podmiotów zewnętrznych.
Szczegółowe informacje na temat aplikacji i interfejsu są dostępne na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego: https://form.stat.gov.pl/formularze/formularze.htm
Nowe regulacje nie zmieniły tego, kto jest upoważniony do podpisania dokumentów. Karta urodzenia oraz karta martwego urodzenia nie jest dokumentacją medyczną i w związku z tym, nie musi być podpisywana przez lekarza, położną lub pielęgniarkę. Osobą podpisującą może być każda osoba upoważniona przez kierownika lub administratora danych, np. sekretarka medyczna. Obowiązek podpisu spoczywa na podmiocie leczniczym, co oznacza, że podpis elektroniczny potrzebny do przesyłania dokumentacji powinna posiadać osoba (lub osoby), która w imieniu np. oddziału będzie odpowiadać za realizację zadań związanych z wypisywaniem i przesyłaniem kart urodzeń i kart zgonów.
Karta zgonu
Karta zgonu, tak jak do tej pory, jest sporządzana przez osobę stwierdzającą zgon i wydawana w jednym egzemplarzu podmiotowi uprawnionemu do pochówku. Składa się z trzech części przeznaczonych: do zarejestrowania zgonu, dla administracji cmentarza i dla potrzeb statystyki publicznej.
Od dnia 1 stycznia 2024 r. podmiot sporządzający kartę zgonu jest zobowiązany do przekazania danych zawartych w karcie zgonu w części przeznaczonej dla statystyki publicznej służbom statystyki publicznej, np. kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Urzędy stanu cywilnego będą z kolei zobowiązane przekazywać do urzędu statystycznego kopię I części karty zgonu przeznaczonej do zarejestrowania zgonu oraz oryginał III części karty zgonu przeznaczonej dla potrzeb statystyki publicznej, która zawiera m.in. miejsce zamieszkania zmarłego, w tym okres przebywania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na obszarze danej gminy, o ile są znane; wykształcenie zmarłego; informacje o zgonie, w tym przyczynę zgonu, oraz o osobie stwierdzającej przyczynę zgonu, a w przypadku dziecka do roku życia: godzinę urodzenia, informacje o stanie jego zdrowia: długość, ciężar ciała, punkty w skali Apgar, informacje o ciąży i porodzie: okres trwania ciąży, wielorakość porodu, liczbę dzieci urodzonych przez matkę. Podobnie, jak w przypadku kart urodzenia i kart martwego urodzenia, Ministerstwo Zdrowia rekom duje przekazywanie danych statystycznych poprzez aplikacje uruchomioną w ramach GUS oraz poprzez interfejs API UWD.
Co istotne, karty zgonu, karty urodzenia i karty martwego urodzenia wydane przed 1 stycznia 2024 r., zachowają ważność.
Przypominamy, że podpis elektroniczny, który niezbędny jest przy przekazywaniu kart urodzenia i kart martwego urodzenia, a także kart zgonu, znajdziecie na naszej stronie internetowej https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Żródło:
Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2023 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. poz. 2733).
Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. poz. 2734).
Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2023 r. w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej na rok 2024 (Dz.U. poz. 2747).
Przeczytaj artykuł: Fałszywe kampanie SMS.
Przeczytaj artykuł: Podpisanie umowy o pracę w sposób elektroniczny.
Przeczytaj artykuł: Podpis kwalifikowany bez danych osobowych.