1 stycznia 2019 roku weszły w życie przepisy, na mocy, których pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej – dotyczy to przede wszystkim działań związanych z prowadzeniem ewidencji, delegacjami, wnioskami urlopowymi, zaświadczeniami chorobowymi, potwierdzeniami doręczenia deklaracji podatkowych, itp. To duże ułatwienie, ale także zachęta do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego – rozwiązania wygodnego, oszczędnego, ekologicznego, a przede wszystkim łatwego – i to zarówno dla pracownika, jak pracodawcy.
Po kilku latach apogeum pandemii Covid-19, koronawirus wciąż jest z nami; dlatego też, pewnie trochę z przyzwyczajenia, a trochę z obawy przed powrotem lockdownu, wielu przedsiębiorców w dalszym ciągu decyduje się na pracę całkowicie zdalną lub hybrydową, w której łączy się pobyt w biurze z tak zwanym „home office”. I tu przechodzimy do sedna sprawy – jeśli już zamierzamy podjąć pracę (niezależnie, w jakiejkolwiek formie, czy to zdalnej, czy hybrydowej, czy stacjonarnej), to cały proces trzeba zacząć od podpisania umowy… Pojawia się więc zasadnicze pytanie, czy taka czynność zrealizowana online, w sposób elektroniczny, jest zgodna z prawem? Co na ten temat mówią przepisy? Na te pytania odpowiemy w dzisiejszym artykule. Zapraszamy do lektury!
Co powinna zawierać umowa o pracę?
Zacznijmy od tego, że w ramach umowy o pracę na pracodawcy ciążą liczne obowiązki, na które obie strony – zatrudniany i zatrudniający muszą zwrócić uwagę. O czym pamiętać i jak dopełnić wszelkich formalności, aby pracownik mógł bezpiecznie i legalnie podjąć pracę? Umowa powinna przede wszystkim określać strony, które ją podpisują, adres siedziby pracodawcy, rodzaj umowy (okres próbny, czas określony, czas nieokreślony), datę jej zawarcia, warunki pracy i płacy, a w szczególności:
- rodzaj i miejsca wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy,
- wymiar czasu pracy i dzień jej rozpoczęcia,
- w przypadku umowy na okres próbny: czas jej trwania lub dzień zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeśli takie nieobecności wystąpią, a także okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę na czas określony w przypadku umowy na 1 lub 2-miesięczny okres próbny, a także postanowienie o wydłużeniu umowy o nie więcej niż jeden miesiąc, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy,
- w przypadku umowy na czas określony – czas jej trwania i dzień jej zakończenia.
Zdalne podpisanie umowy o pracę zdalnie – jak zrobić to zgodnie z prawem?
Brak czasu, zabieganie, częsta praca poza biurem, a przede wszystkim szybka cyfryzacja powodują, że podpisywanie różnego rodzaju dokumentów, ich akceptacja, czy nawet negocjacje odbywają się często w formie zdalnej poprzez na przykład wymianę plików podpisanych podpisem elektronicznym, czy wymianę skanów podpisanych podpisem własnoręcznym. Często informacje biznesowe potwierdzane są w wiadomościach e-mail, komunikatorach internetowych, a nawet poprzez smsy. A czy w związku z tym, także umowa o pracę może zostać uznana za zawartą zgodnie z prawem przy wykorzystaniu którejś z powyżej wymienionych metod? Co o tym mówi Kodeks pracy? Na co pozwala, a co zdecydowanie odrzuca?
Zapisy Kodeksu pracy nie odnoszą się w sposób bezpośredni do możliwości bądź ewentualnego zakazu podpisywania umowy stanowiącej podstawę do nawiązania stosunku pracy w formie zdalnej, np. elektronicznej. Określają natomiast formę, w jakiej umowa powinna zostać podpisana. Art. 29 § 2 KP jasno mówi, że umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Oznacza to, że przy zawarciu umowy o pracę wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie albo złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest on bowiem tożsamy z podpisem własnoręcznym. Umowę o pracę można podpisać w ten sposób tylko pod warunkiem, że obie strony umowy – zarówno pracodawca, jak przyszły pracownik, posiadają ważny podpis kwalifikowany. Co w sytuacji, kiedy jedna ze stron nie dysponuje e-podpisem? Sprawę wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, która radzi, że „jeśli pracownik nie posiada podpisu kwalifikowanego, rozwiązaniem jest, by pracodawca przesłał pracownikowi dwa egzemplarze umowy podpisane przez upoważnionego reprezentanta firmy. Pracownik po odręcznym podpisaniu umowy jeden egzemplarz powinien odesłać na adres siedziby pracodawcy”.
Warto w tym miejscu zauważyć, że faksymile, czyli zeskanowany obraz oryginalnego podpisu, mimo że stanowi jego odbicie, nie jest uznany za równy podpisowi własnoręcznemu osoby, której podpis przedstawia, jak to się dzieje w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego (Wyrok NSA z 10.11.2006 r., II FSK 1144/05, LEX nr 291823). Tak więc, przy zawieraniu umowy o pracę, przy której przepisy wymagają zachowania własnoręcznej formy podpisania dokumentu, faksymile nie ma mocy prawnej i nie jest traktowane jako podpis odręczny.
A gdyby tak przystąpić do pracy bez zawarcia umowy?
W przypadku braku potwierdzenia stron, samo przystąpienie do pracy – bez fizycznego podpisania umowy (którą wcześniej otrzymano) – oznacza akceptację warunków w niej zawartych. Co istotne, przepisy wyraźnie wskazują, że niezastosowanie się do przytoczonych powyżej wytycznych dotyczących zachowania formy pisemnej umowy o pracę może skutkować dla pracodawcy karą grzywny (zgodnie z artykułem 281 Kodeksu pracy „Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł”).
Co to oznacza? Można wysłać do pracownika maila z załączoną umową i napisać, że proponujemy jej zawarcie na danych warunkach. Jeżeli pracownik odpowie mailem, że akceptuje treść i zgadza się zawrzeć przesłaną mu umowę, to dochodzi do jej zawarcia w tzw. formie dokumentowej (czyli najmniej sformalizowanej formie oświadczenia woli, dla której wystarczy złożenie oświadczenia woli w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej dane oświadczenie). Jeśli umowa nie ma formy pisemnej, to przed rozpoczęciem pracy przez pracownika, pracodawca musi na piśmie potwierdzić ustalenia umowy. Podobnie sytuacja wyglada w sytuacji potwierdzania warunków umowy poprzez maila czy skan. Wysłanie skanu umowy oznacza, że w terminie późniejszym, ale przed formalnym rozpoczęciem pracy, pracodawca i pracownik muszą wymienić się oryginałami dokumentów.
Nie jest dopuszczalne zawarcie umowy o pracę poprzez potwierdzenie jej profilem zaufanym ePUAP bądź e-dowodem. W interesującym nas zakresie prawa pracy, ciekawym przypadkiem wydają się być także smsy. W celach dowodowych „forma SMS” od dawna jest stosowana na przykład w procesach przed sądami pracy. Jednakże wiadomości SMS będą miały zastosowanie tylko przy tych przepisach Kodeksu pracy, które nie wymagają formy pisemnej. W praktyce oznacza to, że podpisanie umowy o pracę przez SMS w obecnym stanie prawnym nie jest akceptowane.
W przeciwieństwie do umowy o pracę, przepisy nie określają wymogów co do formy umowy zlecenia. Przyjmuje się, że jej zawarcie może nastąpić w każdej postaci, w tym także w sposób dorozumiany – umowa zlecenie może zostać więc zawarta w dowolnie wybranej formie przez strony: czy to pisemnej, czy elektronicznej, czy nawet ustnej. Potwierdzają to liczne wyroki sądów, np. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 czerwca 1975 r., III CZP 55/75 (OSNC 1976, nr 4, poz. 75). Temat umów zlecenia, ciekawy i dotyczący wielu z nas, zostawiamy sobie jednak na kolejny artykuł, wrócimy do niego niebawem.
Na co zwrócić uwagę wybierając podpis kwalifikowany?
Podpis elektroniczny to dzisiaj skuteczne narzędzie w kontaktach biznesowych – pamiętajmy jednak, żeby nabyć go u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, jak CenCert, który posiada certyfikację Narodowego Centrum Certyfikacji (NCC): https://www.nccert.pl
O tym, jakie przymioty posiada podpis elektroniczny, aby mógł być używany zgodnie z prawem, także w odniesieniu do podpisywanych na przykład umów o pracę, możemy przeczytać w Rozporządzeniu eIDAS, czyli Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Są to przede wszystkim:
- Unikalność – przyporządkowanie podpisu osobie podpisującej dokument;
- Jednoznaczność w identyfikacji osoby, która go użyła;
- Wyłączność, pewność i kontrola nad użyciem danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może użyć;
- Rozpoznawalność zmian dokonywanych po złożeniu podpisu poprzez powiązanie z danymi podpisanymi.
Cechy podpisu, na które zwraca uwagę Rozporządzenie eIDAS, bez wątpienia ułatwiają funkcjonowanie i poruszanie się w dzisiejszym, coraz bardziej zdalnym świecie. Nie musimy drukować tysiąca kartek, działamy szybko, i niemal jednym kliknięciem bezpiecznie potwierdzamy wszystkie biznesowe ustalenia. Podobnie sytuacja wygląda z umową o pracę, stanowiącą jakże istotny element naszego zawodowego życia! Kierujmy się zasadą, że każdy wysyłany dokument w formie elektronicznej powinien zostać opatrzony elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Pozwoli to zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy, a zakup usługi u sprawdzonego, certyfikowanego dostawcy zapewni bezpieczeństwo i spokojny sen! Niezależnie od tego, jaką usługę wybierzecie, rozwiązania CenCert spełniają najwyższe wymogi oraz standardy prawa unijnego i krajowego. A o tym, na co zwracać uwagę podpisując dokumenty, jak wybrać podpis kwalifikowany przeczytacie w naszym artykule „Bezpieczeństwo to podstawa, czyli dlaczego możemy czuć się spokojni podpisując dokumenty podpisem elektronicznym? (https://www.cencert.pl/bezpieczenstwo-to-podstawa-czyli-dlaczego-mozemy-czuc-sie-spokojni-podpisujac-dokumenty-podpisem-elektronicznym/)
Przypominamy, że wszystkie produkty, które mogą być pomocne w podpisywaniu umowy o pracę, znajdziecie na naszej stronie internetowej https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Źródło:
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
REGULATION (EU) No 910/2014 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC
Przeczytaj artykuł: Czy podpis elektroniczny bez danych osobowych jest ważny?
Przeczytaj artykuł: Cyfryzacja w edukacji.
Przeczytaj artykuł: Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej.