Zastanawialiście się, czy podpis elektroniczny kupiony w Polsce będzie ważny poza granicami naszego kraju? Albo odwrotnie – czy podpis z innego państwa może być wykorzystywany w Polsce? Jak to właściwie działa i jakie są możliwości swobodnego posługiwania się usługami kwalifikowanymi? O tym i innych aspektach „międzynarodowości” podpisu w dzisiejszym artykule. Przeczytajcie koniecznie!
Jak wielokrotnie pisaliśmy, kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedyną formą e-podpisu, która umożliwia podpisywanie umów ze skutkiem prawnym równorzędnym podpisowi odręcznemu. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia pełną i bezproblemową weryfikację składającego podpis. Zgodnie z prawem, może go używać tylko ten, do kogo podpis i certyfikat są przyporządkowane. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest bezpieczny – uniemożliwia wprowadzenie zmian na dokumencie po złożeniu podpisu, gwarantuje bezpieczeństwo podpisu elektronicznego i weryfikację podpisujących, a także poświadcza, że nie została naruszona integralność podpisywanych danych.
W odróżnieniu od profilu zaufanego, za pomocą podpisu kwalifikowanego można nie tylko załatwiać sprawy urzędowe, ale na przykład zawierać umowy na odległość, co jest szczególnie istotne w dobie dzisiejszej cyfryzacji, ale także, coraz częstszej międzynarodowej współpracy biznesowej. I tu właśnie przechodzimy do głównego zagadnienia – międzynarodowości podpisu elektronicznego – jak to wygląda pod względem prawnym? Czy jest opłacalne? Jakie daje profity?
Co mówią przepisy?
Oczywiście, aby kwalifikowany podpis elektroniczny był uznany i aby można było z niego bezpiecznie korzystać, musi spełniać konkretne wymogi nałożone przez ustawodawcę – po prostu musi być uregulowany prawnie. Prawodawstwo dokładnie reguluje możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, a także konsekwencje związane z jego wykorzystywaniem.
Podpis kwalifikowany jest akceptowany przez wszystkie kraje Unii Europejskiej dzięki zgodności z unijnym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services)nr 910/2014 z 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. eIDAS reguluje przepisy związane z transakcjami elektronicznymi oraz usługami zaufania na terenie UE, a jego celem było zwiększenie zaufania społecznego do usług online. Dokument ujednolicił europejski rynek e-podpisów i jednoznacznie określił warunki uznawania przez państwa Unii Europejskiej elektronicznej identyfikacji osób fizycznych.
Jest to szczególnie ważne przede wszystkim w związku z przeniesieniem całkiem sporej części codziennych, prywatnych i zawodowych czynności do przestrzeni cyfrowej, co z kolei powoduje szybszy rozwój gospodarczy. Dzięki rozporządzeniu, we wszystkich państwach Unii wprowadzono m.in. jednolite nazewnictwo usług zaufania, a także konkretne wytyczne w zakresie kontroli nad ich dostawcami. Co ważne, zgodnie z eIDAS, podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu w postępowaniu sądowym wyłącznie z tego powodu, że podpis ten ma postać elektroniczną lub że nie spełnia wymogów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Co realnie to oznacza? Nic innego, jak to, że podpis wydany na terenie jednego z krajów Unii jest ważny na terenie całej wspólnoty, czyli – kupując podpis CenCert mamy pewność, że jest on akceptowany na terenie pozostałych krajów należących do UE. Oczywiście, działa to także w drugą stronę – podpisy elektroniczne kupione w Hiszpanii, Francji czy Grecji są uznawane w Polsce, ale – UWAGA – o ile zostały zakupione u certyfikowanych i uprawionych dostawców usług kwalifikowanych i jeśli spełniają wymagania rozporządzenia eIDAS (należy na to zwrócić uwagę, ponieważ ten sam dostawca może oferować różne rodzaje podpisów elektronicznych). Zgodność kwalifikowanego podpisu elektronicznego można sprawdzić za pośrednictwem strony: https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home.
Rozporządzenie eIDAS zwraca uwagę na konkretne określenia tożsame z podpisem elektronicznym. Są to przede wszystkim unikalność – przyporządkowanie podpisu osobie podpisującej dokument, jednoznaczność w identyfikacji osoby, która go użyła, wyłączność, pewność i kontrola nad użyciem danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może użyć oraz rozpoznawalność zmian dokonywanych po złożeniu podpisu poprzez powiązanie z danymi podpisanymi.
Ułatwienia działania dla przedsiębiorców
Kwalifikowany podpis elektroniczny daje wiele możliwości w biznesie. Bez wątpienia, przyspiesza obieg dokumentów, ułatwia wiele procesów kadrowych, finansowych, czy logistycznych. I właśnie dzięki temu, jest znakomitym narzędziem do realizacji strategii i celów biznesowych, nie tylko w Polsce, ale także poza granicami naszego kraju.
Obowiązujące ustawodawstwo Unii to duże ułatwienie dla przedsiębiorców działających na rynku europejskim – wykorzystanie kwalifikowanego e-podpisu nie tylko ułatwia działania, oszczędza czas, ale także zapewnia całkiem realne, wymierne korzyści w trakcie podpisywania umów, czy innych dokumentów między partnerami ze Wspólnoty Europejskiej – m.in. eliminuje koszty wysyłki dokumentów kurierem za granicę, czy korzystanie z usług notarialnych. Przyczynia się do ograniczenia negatywnego wpływu działalności na środowisko naturalne – brak konieczności druku dokumentów papierowych, mniej przejechanych kilometrów w celu dostarczenia przesyłki, czy także ograniczenie podróży służbowych znacząco zmniejsza ślad węglowy. O tym, jak zmniejszyć zużycie papieru przeczytacie w naszym artykule: Słów kilka o ekologii i… papierze, czyli paperless” na co dzień!: https://www.cencert.pl/slow-kilka-o-ekologii-i-papierze-czyli-paperless-na-co-dzien/
Co istotne, raz podpisany dokument można bez ograniczeń przesyłać pomiędzy podmiotami i urzędami. Kontakt z kontrahentem z zagranicy staje się więc o wiele prostszy. Nie jest także konieczne przygotowanie papierowego poświadczenia kopii.
Jak to działa?
Podpis elektroniczny to dzisiaj skuteczne narzędzie w międzynarodowych kontaktach biznesowych – pamiętajmy jednak, że przy podpisywaniu dokumentu, podpisem kwalifikowanym musi dysponować zarówno przedstawiciel polskiej firmy, jak i reprezentant zagranicznego kontrahenta. Podpis kwalifikowany można nabyć u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania, jak CenCert – jesteśmy jedną z pięciu polskich firm posiadających certyfikację Narodowego Centrum Certyfikacji (NCC), które tworzy i wydaje kwalifikowanym dostawcom usług zaufania certyfikaty służące do weryfikacji zaawansowanych podpisów elektronicznych lub pieczęci elektronicznych, publikuje wydawane certyfikaty i listy unieważnionych certyfikatów, etc. Szczegóły dotyczące kwalifikowanych dostawców usług zaufania znajdziecie na stronie: https://www.nccert.pl Kupując podpis elektroniczny nie dajcie się oszukać i zwracajcie uwagę, czy firma, od której go kupujecie ma prawo wydawać certyfikaty dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych!
Jak bezpiecznie i szybko kupić podpis elektroniczny? Wystarczy wybrać podpis elektroniczny na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/ i wypełnić formularz kontaktowy wraz z wyborem Partnera, z którymi (na przykład ze względu na miejsce przebywania czy mobilność) chcecie podpisać umowę i umówić się na potwierdzenie tożsamości. Całość potrwa ok. 15 minut, czyli tyle, co wypicie dobrej kawy!
Certyfikat, autentyczność i integralność
Warto zwrócić uwagę, że wykorzystanie podpisu elektronicznego to nie tylko wygoda i oszczędność czasu, co szczególnie ważne jest dzisiaj, kiedy wszystko szybko się zmienia, pędzi do przodu. Biznes lubi ciszę, ale lubi także szybkość, nie akceptuje przespanych szans. W przypadku podpisu elektronicznego, oprócz szybkości i łatwości w używaniu, ważne jest także to, o czym pisaliśmy już wielokrotnie – zachowanie pełnej kontroli nad przesyłaniem dokumentów i ograniczenie do minimum ryzyka związanego z zachowaniem poufności danych, jak może mieć to miejsce w przypadku dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną, czy pocztą tradycyjną.
CenCert spełnia najwyższe wymogi oraz standardy prawa unijnego i krajowego, wychodzi naprzeciw oczekiwaniom rynku, szybko rozwijającym się potrzebom związanym z coraz częstszym, międzynarodowym aspektem działania polskich firm. Warto już dzisiaj cieszyć się większą ilością czasu i udanymi kontraktami z partnerami zza granicy, wykorzystując narzędzia, które w intuicyjny i sprawdzony sposób pomagają zaoszczędzić to, co w biznesie najważniejsze. My zajmiemy się resztą!
Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Źródło:
https://efl.pl/wp-content/uploads/2021/06/efl_cyfrowa_rewolucja.pdf
https://www.nccert.pl/index.htm
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910
https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home
Przeczytaj artykuł: Podpis anonimowy, czyli jaki?
Przeczytaj artykuł: Zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur
Przeczytaj artykuł: rSign – spokojna praca, spokojny weekend