Zasady realizacji zamówień na certyfikaty kwalifikowane w umowach ramowych
dla odnowień certyfikatów

Definicje i warunki kiedy jest możliwe odnowienie certyfikatu

Poprzez “odnowienie kwalifikowanego certyfikatu” należy rozumieć wystawienie nowego certyfikatu, na podstawie potwierdzenia tożsamości osoby odbierającej certyfikat za pomocą podpisu kwalifikowanego pod wnioskiem o wystawienie certyfikatu.

Warunkiem koniecznym do realizacji odnowienia jest to, aby:

  1. osoba odbierająca certyfikat posiadała:
    1. ważny kwalifikowany certyfikat Cencert ALBO
    2. ważny kwalifikowany certyfikat od innego dostawcy, zawierający pełne dane identyfikujące (w tym PESEL lub nr dokumentu tożsamości)
  2. osoba odbierająca certyfikat miała faktyczną możliwość posłużyć się ww certyfikatem w celu złożenia kwalifikowanego podpisu pod wnioskiem o wystawienie certyfikatu.

W przypadku niespełnienia powyższych warunków, konieczny jest zakup nowego certyfikatu po cenie wynikającej z danej Umowy lub cennika Cencert dla takiego nowego certyfikatu.
Dotyczyć to może różnorodnych przypadków, na przykład gdy osoba odbierająca certyfikat wprawdzie ma ważny kwalifikowany certyfikat, ale faktycznie nie może się nim posłużyć (np. zgubiła kartę, nie pamięta PIN albo jej karta jest zablokowana), jak również przypadków, gdy wprawdzie osoba ta może się posłużyć certyfikatem, ale z różnych powodów nie chce wykonywać odnowienia online i woli nowy certyfikat odebrać osobiście – we wszystkich tych przypadkach należy zamówić produkt odpowiadający nowemu certyfikatowi, zgodnie z odpowiednią umową, nie jest to produkt “odnowienie certyfikatu”.

Zasady realizacji zamówień na odnowienie certyfikatu

Zasady realizacji zamówień:

  1. Zamówienia na certyfikaty należy składać na jeden ze sposobów:
    1. poprzez udostępniony przez Cencert system do składania zamówień (jeśli dla danej umowy jest możliwość wykorzystania tego systemu)
    2. mailem, z zaszyfrowanym załącznikiem zawierającym dane osobowe, w formacie Excel wg wzoru Cencert, pod adresem zlecenia@cencert.pl
  2. Cencert niezwłocznie (najpóźniej w następnym dniu roboczym) sprawdza kompletność oraz składnię danych.
    1. Jeśli dane są poprawne, Cencert potwierdza przyjęcie zlecenia i rozpoczyna jego realizację. Oznacza to skuteczne złożenie zlecenia przez Zamawiającego i rozpoczyna okres realizacji zlecenia przez Wykonawcę.
    2. Jeśli dane są niepoprawne, Cencert wskazuje przyczynę problemu oraz zwraca zlecenie Zamawiającemu w celu wykonania korekty danych.
  3. Cencert, na podstawie dostarczonych danych, ocenia w stosunku do każdej osoby objętej zleceniem, czy nowy certyfikat może zostać wystawiony na nośniku posiadanym obecnie przez osobę odbierającą certyfikat, czy też wymagana jest zmiana nośnika.
  4. Cencert wystawia i przesyła Zamawiającemu odpowiednie kody uprawniające do odnowienia certyfikatu, do dystrybucji pomiędzy osoby objęte zleceniem.
  5. W razie potrzeby, Cencert dostarcza Zamawiającemu preinicjowane karty QSCD przeznaczone do zapisania nowych certyfikatów, do dystrybucji pomiędzy osoby objęte zleceniem. Karty nie są personalizowane dla konkretnych osób.
  6. Kody do odnowienia, o których mowa w pkt. 4 powyżej,  mają następujące własności:
    1. są jednorazowe,
    2. są ważne przez 90 dni od momentu wystawienia,
    3. nie są spersonalizowane (technicznie jest możliwe wykorzystanie kodu przez dowolną osobę, która kod otrzyma),
    4. są powiązane z informacjami dotyczącymi rodzaju i parametrów wykonywanej operacji odnowienia (kody można przypisywać do różnych osób, ale tylko w ramach tej samej puli określonej tymi samymi parametrami operacji wymiany certyfikatu),
    5. są przypisane do umowy z Zamawiającym, wykorzystanie kodu obciąża koszty danej umowy,
    6. powinny być chronione przed nieuprawnionym dostępem (ze względu na pkt. c., e. powyżej)
  7. Osoby odbierające certyfikaty wykonują operację odnowienia przy użyciu:
    1. aktualnej wersji oprogramowania PEM-HEART, pobranego ze strony www.cencert.pl,
    2. kodu otrzymanego zgodnie z pkt. 3 powyżej oraz ewentualnie
    3. nowej karty QSCD dostarczonej przez Cencert zgodnie z pkt. 5 powyżej (jeśli jest wymagana)
  8. W momencie wykonywania odnowienia zgodnie z pkt. 7. muszą być spełnione warunki określone powyżej, w pkt. A., B. rozdziału “Definicje i warunki kiedy jest możliwe odnowienie certyfikatu”.
  9. Nowy certyfikat wystawiony zgodnie z pkt. 7 ma przedłużony termin ważności, w stosunku do okresu określonego w zamówieniu, o czas pozostający do końca okresu ważności obecnego certyfikatu będącego podstawą odnowienia, nie dłużej jednak niż o 90 dni.
  10. Wykonanie przez Cencert czynności określonych w pkt. 4, 5 powyżej oznacza terminową realizację zlecenia przez Cencert, niezależnie od faktycznego terminu realizacji odnowienia przez osobę odbierającą certyfikat zgodnie z pkt. 7.
  11. Przekazane Zamawiającemu karty zgodnie z pkt. 5, podlegają rozliczeniu najpóźniej do dnia zakończenia umowy.  Karty niewykorzystane do odnowienia certyfikatów zgodnie z niniejszym regulaminem, powinny być zwrócone do Cencert w niezmienionym stanie (w szczególności nie można na nich wykonywać żadnych operacji, które mogą spowodować zablokowanie PINów do karty), w przeciwnym wypadku Zamawiający ponosi koszty utraconych (lub zniszczonych) kart zgodnie z cennikiem Cencert lub zapisami umowy.