Maj i czerwiec to gorące miesiące w księgowości wielu firm, i nie myślimy tylko o temperaturach panujących za oknem. Większość spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, dla których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym przygotowuje właśnie sprawozdania finansowe za rok 2022. To nic innego jak wynik finansowy firmy, zweryfikowanie wartości jej aktywów i pasywów oraz kapitałów własnych. Podpis pod sprawozdaniem powinien być złożony elektronicznie przez uprawnione do tego osoby. Potwierdza on, że sprawozdanie zostało sporządzone z uwzględnieniem wymagań wynikających z ustawy o rachunkowości. Jakich? O tym przeczytacie poniżej.
Kto sporządza sprawozdania finansowe?
Tak, jak zaznaczyliśmy, sprawozdanie finansowe to nic innego jak dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności firmy, przedstawione w aspekcie finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe to tak zwany dzień bilansowy. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (a tak dzieje się w większości firm w Polsce), to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.
Co ważne, sprawozdania finansowe przygotowują firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości (na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny) oraz firmy, które dobrowolnie wybrały taki sposób rozliczania. Forma prowadzenia działalności gospodarczej (czy jest to spółka kapitałowa, czy spółka osobowa, czy jednoosobowa działalność gospodarcza) nie ma znaczenia.
Terminy w 2023 roku
Pamiętajcie, że terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych w 2022 roku były dłuższe – z uwagi na pandemię Covid-19. W 2023 roku Ministerstwo Finansów zrezygnowało z przedłużenia terminów sprawozdawczych.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Tak, jak wspomnieliśmy powyżej, dzień bilansowy dla większości polskich firm to najczęściej 31 grudnia. W odniesieniu do sprawozdania finansowego właśnie na ten dzień, złożenie powinno nastąpić 31 marca. Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy. Zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. 15 lipca 2023 roku mija z kolei termin złożenia sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym. Zostało więc… niewiele czasu, wykorzystajcie go dobrze!
Co zawiera sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, który pokazuje aktywa i pasywa na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Do takiego zestawu podstawowych dokumentów należy dołączyć uchwałę zatwierdzającą te dokumenty, sprawozdanie z działalności, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli podlegało badaniu). Przypominamy, że zgodnie z zasadami Ministerstwa Finansów, przyjętymi 1 października 2018 roku, sprawozdania mogą być przygotowywane i składane do KRS tylko w formie elektronicznej i podpisane w sposób elektroniczny, na przykład za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego – nie ma możliwości przekazywania sprawozdań finansowych i pozostałych dokumentów związanych z zatwierdzeniem finansowym roku w formie tradycyjnej, papierowej.
Zmiany, zmiany, zmiany…
1 stycznia 2022 roku, za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości, wprowadzona została zmiana dotycząca składania podpisów na sprawozdaniach finansowych. Przed zmianą sprawozdanie finansowe podpisywała osoba, która prowadziła księgi rachunkowe, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Po zmianie sprawozdanie finansowe może być podpisane tylko przez jednego członka zarządu wieloosobowego, jeżeli od pozostałych uzyska on stosowne oświadczenia, potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Takie oświadczenia należy dołączyć do sprawozdania finansowego. Członkowie organu wieloosobowego mogą je sporządzić w postaci elektronicznej, podpisując dokument na przykład kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego przez wieloosobowy zarząd wiązał się do tej pory z wieloma utrudnieniami, które mogły być spowodowane m.in trudnościami z komunikacją w języku polskim, brakiem numeru PESEL czy co się z tym wiąże – trudnościami złożenia podpisu za pomocą profilu zaufanego ePUAP. Co oczywiste, nie każdy członek zarządu, szczególnie w dużych firmach, zamieszkuje na terytorium Polski. Wprowadzona w styczniu nowelizacja ustawy to bez wątpienia bardzo duże ułatwienie dla firm, w których zarządach zasiadają cudzoziemcy, nie posiadający numeru PESEL, a co za tym idzie profilu zaufanego. Rozwiązaniem jest kwalifikowany podpis elektroniczny CenCert, zgodny z algorytmem XAdES – osoby posiadający takie rozwiązanie mogą bez problemu podpisywać sprawozdania finansowe.
Kary za brak sprawozdania finansowego
Za brak sprawozdania finansowego grozi m.in.: grzywna, kara ograniczenia wolności, czy nawet rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS.
Spółka, która nie złoży sprawozdania, jest wzywana przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający). Jeżeli pomimo wezwania, sprawozdanie nie zostanie złożone przez 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu firmy bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora. Co istotne, przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, czy siły wyższej, jak awaria systemu czy brak prądu.
Jeśli nie posiadacie podpisu elektronicznego, skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Finansów z 7 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dziennik Ustaw 2022 r. poz. 561).
Źródło:
https://www.gov.pl/web/finanse
Przeczytaj artykuł: Bezpieczny podpis elektroniczny
Przeczytaj artykuł: Wynajem mieszkania przy użyciu podpisu elektronicznego
Przeczytaj artykuł: mObywatel jako pełnoprawny dowód osobisty?