Podpis elektroniczny w sprawozdaniach finansowych, w tym przy deklaracji JPK_VAT staje się kluczowy. Osoby zarządzające firmami muszą radzić sobie z wieloma obowiązkami, w tym z rozbudowaną sprawozdawczością wobec państwowych instytucji. Jednym z najpoważniejszych z nich jest konieczność dostarczenia do KRS sprawozdania finansowego. Podobnie jak wiele innych czynności, również ono przechodzi w pełni do formy elektronicznej i jest to jedyny kanał komunikacji pozostający do dyspozycji przedsiębiorcy. Podobnie jest również z plikiem JPK VAT. W skutecznym i bezpiecznym dostarczeniu dokumentów użyteczny okaże się kwalifikowany podpis elektroniczny.
Podpis elektroniczny w sprawozdaniach finansowych: klucz do prowadzenia biznesu
Chociaż pod względem formalnym konieczność posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie jest wyrażona wprost, jednocześnie jest on coraz częściej niezbędny, zwłaszcza w prowadzeniu większych podmiotów gospodarczych, którym zależy na wykorzystywaniu wszystkich szans, pojawiających się na ich drodze. Produkt niezwykle upraszcza czynności, które do tej pory wiązały się ze sporymi problemami i koniecznością poświęcania cennego czasu. Ułatwia także wiele procedur formalnych, takich jak składanie sprawozdania finansowego czy pliku JPK VAT. Jednocześnie na rynku dostępne są zróżnicowane narzędzia. Warto wybrać więc te, które cechują się największą użytecznością i pozwalają na uzyskanie dalszych oszczędności. Jednym z nich jest podpis elektroniczny firmy Cencert, charakteryzujący się możliwością wyboru aż 5-letniego okresu ważności.
JPK VAT: jak złożyć jednolity plik kontrolny?
JPK_VAT to jedna z nowości, której zadaniem jest uproszczenie sprawozdawczości i ograniczenie biurokracji związanej z rozliczaniem się z fiskusem. Jednocześnie jednak przedsiębiorcy często podchodzą do tego rozwiązania z pewną dozą nieufności, zauważając przede wszystkim poziom skomplikowania struktury plików i dokładanie im kolejnego obowiązku. Ustawodawca przewidział przy tym zestaw narzędzi, który ma znacznie uprościć ten proces. Samo składanie pliku kontrolnego jest natomiast możliwe przy wykorzystaniu:
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego: bezpieczny podpis elektroniczny to coraz częstszy standard w biznesowym życiu. Przy jego pomocy zarówno przedsiębiorcy, jak i ich pełnomocnicy będą mogli złożyć JPK_VAT.
- Profilu Zaufanego: istnieje również możliwość złożenia JPK_VAT przy pomocy Profilu Zaufanego, który można utworzyć, korzystając np. z serwisu bankowości elektronicznej.
- Danych autoryzujących: złożenie JPK_VAT umożliwią również podstawowe dane na temat podatnika, w tym NIP/PESEL, imię i nazwisko oraz kwota przychodu osiągniętego w ubiegłym roku podatkowym.
W praktyce przedsiębiorcy często decydują się na korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ponieważ ten znacznie ułatwia cały proces. W wielu przypadkach upoważniają również do wysyłki JPK_VAT pełnomocników (np. księgowych, doradców podatkowych), którzy również korzystają z tej intuicyjnej i w pełni bezpiecznej metody.
Sprawozdanie finansowe tylko elektronicznie
Jednym z najważniejszych dokumentów, jaki ustawodawca zdecydował się przyjmować wyłącznie w formie elektronicznej, jest roczne sprawozdanie finansowe, które do KRS dostarczać muszą wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe. W tym celu konieczne staje się sporządzenie odpowiednio sformatowanego pliku XML oraz opatrzenie go odpowiednim podpisem. Ich znowelizowana lista weszła w życie 1 stycznia 2020 roku i obecnie można skorzystać z:
- Kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- Profilu zaufanego,
- Elektronicznego podpisu osobistego.
Co ważne: sprawozdanie musi zostać podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a w przypadku organów wieloosobowych elektroniczny podpis muszą złożyć wszystkie wskazane osoby.
Podpis elektroniczny sprawdzi się w każdej sytuacji
Jak widać, podpis elektroniczny sprawdza się w przypadku różnego typu zadań. Co ważne: gwarantuje także najwyższe bezpieczeństwo i coraz częściej jest po prostu biznesowym standardem. Posługują się nim również profesjonalni pełnomocnicy, odpowiedzialni za prowadzenie rachunkowości czy sporządzanie dokumentacji. Wbrew pozorom zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie musi również oznaczać wysokich kosztów: warto zwrócić przede wszystkim uwagę na zawartość zestawu, jego funkcjonalność oraz okres ważności: im dłuższy, tym większe oszczędności w tym zakresie. Stanie się przy tym jednym z podstawowych narzędzi w codziennej pracy, wyróżniającym się wysoką funkcjonalnością i – co najważniejsze – gwarantującym zdecydowanie większe bezpieczeństwo od innych metod autoryzowania dokumentów.
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny przy deklaracji PIT
Przeczytaj artykuł: Czy Pełnomocnik musi posiadać podpis elektroniczny?
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny czy profil zaufany?