Wraz z postępującą cyfryzacją życia publicznego i gospodarczego, rośnie znaczenie narzędzi umożliwiających bezpieczne i wiarygodne uwierzytelnianie tożsamości oraz składanie dokumentów na odległość. Jednym z takich narzędzi jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Chociaż nie każdy obywatel musi go posiadać, to wiele grup zawodowych i formalnych sytuacji wymaga jego stosowania. Dla niektórych – to obowiązek, a nie wybór.
W tym artykule przybliżamy, kto w Polsce jest zobligowany do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz w jakich konkretnych obszarach życia zawodowego jego użycie jest wymagane.
Członkowie zarządów i organów spółek
Jedną z pierwszych grup zawodowych, dla których kwalifikowany podpis elektroniczny jest obowiązkowy, są osoby pełniące funkcje zarządcze w spółkach – zarówno kapitałowych (sp. z o.o., S.A.), jak i osobowych.
Główne obowiązki:
- Składanie dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w formie elektronicznej – m.in. wnioski o rejestrację, zmiany w rejestrze, czy coroczne sprawozdania finansowe.
- Rejestracja nowych spółek – obecnie w pełni elektroniczna, co wymaga autoryzacji dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Zarządzanie e-Dokumentacją spółek – decyzje, protokoły, uchwały, umowy i inne dokumenty wewnętrzne często są podpisywane cyfrowo, szczególnie w środowiskach zdalnych lub międzynarodowych.
Przedsiębiorcy i podmioty raportujące do administracji
Coraz więcej przedsiębiorców zobligowanych jest do prowadzenia komunikacji z urzędami wyłącznie drogą elektroniczną. To oznacza konieczność posługiwania się podpisem elektronicznym.
Główne zastosowania to między innymi:
- Jednolity Plik Kontrolny (JPK) – obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Każda wysyłka JPK musi być podpisana.
- System e-TOLL – firmy transportowe i przewoźnicy korzystający z tego systemu logują się i potwierdzają dane przy pomocy podpisu elektronicznego.
- Składanie deklaracji podatkowych (VAT, CIT, PIT) – w przypadku firm, rozliczenia elektroniczne są obowiązkowe i wymagają podpisu.
- Wnioski o dofinansowania, ulgi, zaświadczenia – często muszą być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Uczestnicy postępowań przetargowych
Zamówienia publiczne w Polsce odbywają się obecnie głównie drogą elektroniczną, a ich realizacja bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest niemożliwa.
Kwalifikowany e-podpis jest potrzebny do:
- Składania ofert przetargowych na Platformie e-Zamówienia.
- Podpisywania załączników, oświadczeń, formularzy JEDZ.
- Weryfikacji tożsamości i wiarygodności firmy – podpis stanowi gwarancję, że oferta pochodzi od uprawnionego podmiotu.
Z punktu widzenia ustawy Prawo zamówień publicznych, kwalifikowany podpis elektroniczny jest absolutnym wymogiem formalnym.
Osoby pełniące funkcje publiczne
Osoby zatrudnione w administracji publicznej, które podpisują dokumenty urzędowe, również muszą korzystać z kwalifikowanego podpisu.
Przykłady zastosowań:
- Podpisywanie decyzji administracyjnych, pism urzędowych, wezwań.
- Elektroniczne podpisywanie aktów wewnętrznych w urzędach.
- Składanie oświadczeń majątkowych przez osoby zobowiązane na mocy ustawy o samorządzie i służbie cywilnej.
Lekarze i pracownicy ochrony zdrowia
Transformacja cyfrowa w ochronie zdrowia sprawiła, że większość dokumentacji medycznej prowadzona jest w formie elektronicznej. To pociąga za sobą konieczność stosowania podpisu elektronicznego, zwłaszcza przez osoby mające kontakt z dokumentacją pacjentów.
Kwalifikowany e-odpis jest używany do:
- Wystawianie e-recept i e-zwolnień (ZUS ZLA).
- Prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) – zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja musi być podpisana w sposób autoryzowany.
- Współpracy z NFZ i podmiotami zewnętrznymi – przesyłanie dokumentów do instytucji publicznych wymaga podpisu kwalifikowanego lub zaufanego.
Audytorzy, księgowi, biegli rewidenci
Dla zawodów związanych z finansami, autoryzacja dokumentów elektronicznych jest częścią codziennych obowiązków.
Najczęstsze zastosowania kwalifikowanego e-podpisu to:
- Składanie sprawozdań finansowych do KRS – zgodnie z obowiązującym prawem muszą być one podpisane przez osobę odpowiedzialną za ich sporządzenie oraz przez członka zarządu.
- Przesyłanie dokumentów do urzędów skarbowych.
- Zatwierdzanie bilansów, raportów i dokumentacji podatkowej w formie cyfrowej.
Inne sytuacje, w których podpis elektroniczny jest niezbędny
Poza obowiązkami zawodowymi i administracyjnymi, kwalifikowany podpis elektroniczny jest wymagany także w szeregu sytuacji formalno-prawnych, takich jak:
- Zawieranie umów handlowych na odległość – szczególnie w przypadku kontraktów z partnerami zagranicznymi.
- Udział w postępowaniach sądowych online (np. e-Sąd).
- Rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG, gdy proces odbywa się elektronicznie.
- Wysyłanie dokumentacji do instytucji europejskich lub zagranicznych – często wymagany jest podpis o statusie kwalifikowanym.
Czy warto posiadać podpis elektroniczny?
Osoby prywatne nie są zobowiązane do posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale jego posiadanie może być przydatne w wielu sprawach urzędowych i cywilnych.
Warto rozważyć wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – szczególnie jeśli planujemy prowadzić działalność gospodarczą, uczestniczyć w przetargach, pracujemy w służbie publicznej lub często załatwiamy sprawy urzędowe zdalnie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to nie tylko wygodne narzędzie, ale w wielu przypadkach – obowiązkowe narzędzie pracy. Zmieniające się przepisy oraz rozwój e-administracji wymuszają na wielu grupach zawodowych jego stosowanie. Od zarządów spółek, przez lekarzy i księgowych, aż po urzędników i przedsiębiorców – dla tych osób podpis elektroniczny stał się nieodzownym elementem codziennej działalności.
Jeśli należysz do jednej z wymienionych grup i jeszcze nie posiadasz podpisu elektronicznego – warto zająć się tym już dziś. Cencert, jako zaufany dostawca usług certyfikacyjnych, oferuje pełne wsparcie w procesie jego uzyskania.
Z nami podpisujesz cyfrowo bezpiecznie – wszędzie i zawsze.
Jako zaufany dostawca certyfikatów, oferujemy pełne wsparcie przy jego uzyskaniu. Nie czekaj – dołącz do cyfrowej Polski już dziś.
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny w sektorze medycznym i farmaceutycznym.
Przeczytaj artykuł: Zastosowanie kwalifikowanych usług zaufania.
