Branża nieruchomości od kilku lat przechodzi bardzo zauważalną transformację, napędzaną przez wciąż zmieniające się czynniki ekonomiczne, społeczne i technologiczne. Postępująca na każdym kroku cyfryzacja, nowe preferencje mieszkaniowe, wzrosty cen, zmiany w prawodawstwie, zrównoważony rozwój, czy tzw. zielone budownictwo, powodują intensywny rozwój branży, napędzanej z jednej strony globalnymi trendami i specyficznymi czynnikami lokalnymi, a z drugiej – wszechobecną digitalizacją. I to właśnie na tym ostatnim aspekcie chcielibyśmy się skupić w dzisiejszym artykule – opowiemy, jaką umowę można podpisać dosłownie w kilka chwil za pomocą podpisu kwalifikowanego, jak łatwo zweryfikować tożsamość kontrahentów, czy w końcu – jak zarabiać na nieruchomościach! Zapraszamy do lektury, tekst nie tylko agentów nieruchomości!
Podpis elektroniczny w branży nieruchomości odgrywa coraz większą rolę, zwłaszcza w kontekście wspomnianej wyżej, stale rozwijającej się cyfryzacji procesów biznesowych – pozwala na znaczne uproszczenie i przyspieszenie wielu formalności związanych z transakcjami nieruchomościowymi, eliminuje potrzebę fizycznej obecności stron w jednym miejscu oraz umożliwia szybkie i bezpieczne zawieranie umów na odległość.
Agencje nieruchomości na co dzień zmagają się z wieloma dokumentami papierowymi, a ich drukowanie, podpisywanie, skanowanie, czy przechowywanie może spowodować solidny ból głowy. W dobie rynkowego boomu, zarówno mieszkaniowego, jak komercyjnego, licznych umów, załączników, aneksów, spotkań, rezerwacji i prezentacji, niezwykle istotym czynnikiem jest po prostu czas, którego brak bardzo mocno potrafi wpłynąć z jednej strony na jakość pracy agentów, a z drugiej – na komfort obsługi zainteresowanych i potencjalnych kupujących czy wynajmujących.
Choć podpis elektroniczny na polskim rynku funkcjonuje od wielu lat, to jego zalety wielu z nas odkryło kilka lat temu, w czasie covid-19. Wzrost popularności e-podpisu nie ominął również branży nieruchomości – dzięki niemu, deweloperzy i agencje pośredników, mimo obowiązujących wielu ograniczeń formalno-prawnych, bez problemu mogli finalizować na przykład umowy rezerwacyjne. Dzisiaj, z perspektywy kilku lat, śmiało można przyjąć tezę, że stała obecność e-podpisu zdecydowanie ułatwia działanie zarówno posiadającym nieruchomości, jak chętnym do ich zakupu czy wynajmu…
Kwalifikowany podpis elektroniczny Cencert zastępuje podpis złożony własnoręcznie – to najbardziej zaawansowana i bezpieczna forma podpisu elektronicznego, która jest zgodna z konkretnymi regulacjami prawnymi – przede wszystkim z unijną dyrektywą eIDAS. Oznacza to, że jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu, posiada pełną moc prawną i jest akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej. Podpis kwalifikowany zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa i uwierzytelnienia użytkownika – wymaga zastosowania specjalnych certyfikatów, które potwierdzają tożsamość podpisującego. Podpis kwalifikowany jest używany do zweryfikowania tożsamości podpisującego oraz do zapewnienia integralności dokumentów – po dokonaniu podpisu dokumenty są szyfrowane, co chroni je przed nieautoryzowaną modyfikacją.
Jeśli ważny jest dla nas czas podpisania umowy, warto pomyśleć także nad wykorzystaniem kwalifikowanego znacznika czasu, który zapewnia prawne domniemanie, że wskazywana w nim data i czas są dokładne, a dane oznaczone czasem nie były zmienione – zapewniona zostaje pełna integralność danych. Kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu Cencert, podobnie jak podpis elektroniczny, wydany w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest uznawany we wszystkich pozostałych krajach Wspólnoty. O korzyściach i zaletach znacznika czasu przeczytacie w artykule: „Data ma znaczenie, czyli czym jest kwalifikowany znacznik czasu?” (https://www.cencert.pl/znaczniki-czasu/).
Zgodnie z art. 660 Kodeksu cywilnego, umowa najmu lokalu na czas dłuższy niż dwanaście miesięcy powinna być zawarta albo w formie papierowej, albo w postaci elektronicznej – czyli przy użyciu wspomnianego wyżej kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku niezachowania tej formy, w świetle prawa, umowa będzie zawarta na czas nieoznaczony. Przy wynajmie lokalu na czas krótszy niż rok, forma zawarcia umowy jest dowolna – w przepisach części ogólnej Kodeksu cywilnego wyróżniono sześć szczególnych form czynności prawnych: formę aktu notarialnego, formę z podpisami notarialnie poświadczonymi, formę pisemną z datą pewną, formę pisemną, formę elektroniczną, formę dokumentową. Możliwość podpisania umowy najmu w sposób elektroniczny zdecydowanie ułatwia cały proces, zwłaszcza dla osób przebywających w innych miastach czy krajach.
Jakie jeszcze dokumenty związane z nieruchomościami możemy podpisać cyfrowo? Oprócz wspomnianej powyżej umowy najmu, podpis kwalifikowany Cencert może być stosowany przy podpisywaniu umowy przedwstępnej, rezerwacyjnej, czy deweloperskiej, które nie wymagają formy aktu notarialnego. Pozwala to zaoszczędzić czas, pieniądze i… drzewa, które ochronimy przed wycięciem! Także banki coraz częściej akceptują podpisy elektroniczne na dokumentach związanych z udzielaniem kredytów hipotecznych, co zdecydowanie przyspiesza proces jego przyznawania.
Z drugiej strony, choć to temat na kolejny artykuł i na pewno rozwiniemy go w przyszłości, firmy zarządzające nieruchomościami mogą korzystać z podpisu elektronicznego przy tworzeniu i zatwierdzaniu dokumentów związanych z administracją i utrzymaniem nieruchomości, takich jak umowy z dostawcami usług, zgłoszenia napraw czy korespondencja z lokatorami. Szczegóły opiszemy już niebawem!
Jakie korzyści niesie podpis elektroniczny dla branży nieruchomości? To przede wszystkim:
- zgodność z przepisami – podpis kwalifikowany Cencert posiada pełną moc prawną, co oznacza, że dokumenty podpisane elektronicznie są uznawane przez sądy i urzędy,
- bezpieczeństwo – nowoczesne technologie zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa oraz integralność dokumentów – osoby trzecie nie mają możliwości ingerencji w treść podpisywanych dokumentów,
- wygoda – możliwość podpisania niemal każdego dokumentu w dowolnym miejscu i czasie, bez wychodzenia z biura czy domu,
- łatwość – dokument jest podpisywany zaledwie kilku prostych krokach,
- oszczędność czasu – procesy, które wcześniej zajmowały kilka dni, teraz mogą być realizowane zaledwie w ciągu kilku minut – podpis jest składany szybko, a dokumenty od razu mogą zostać wysłane do wszystkich zainteresowanych,
- oszczędność pieniędzy – podpis kwalifikowany nie generuje kosztów związanych z zakupem papieru, drukiem, czy przechowywanie dokumentów,
- ekologia – e-podpis minimalizuje zużycie papieru, dzięki czemu jego użytkownicy przyczyniają się do ochrony środowiska naturalnego i są… bardziej eko!
Bez wątpienia, coraz częstsze wykorzystywanie zdalnych usług kwalifikowanych nie tylko zdecydowanie skraca czas zawierania umów oraz załatwiania formalności, ale także umożliwia realizację czynności w dowolnym miejscu i o dowolnej porze – znika konieczność fizycznych spotkań i poszukiwania terminów odpowiadających wszystkim zainteresowanym – do tej pory znacząco wydłużało to proces wynajmu, rezerwacji, a finalne kupna mieszkania, lokalu komercyjnego, czy na przykład przestrzeni magazynowej…
Podpis elektroniczny jest już dzisiaj standardem w branży nieruchomości – przynosi korzyści zarówno klientom indywidualnym, jak przedsiębiorstwom. Minimalizuje biurokrację, poprawia efektywność pracy, a co za tym idzie – zwiększa zadowolenie klientów. Czy tego chcemy, czy nie, cyfrowa transformacja jest naturalnym elementem rozwoju rynku nieruchomości – zadbajcie, aby nie zostać w tyle!
Jeśli pracujecie w branży nieruchomości, a nie posiadacie jeszcze podpisu elektronicznego – skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat wszystkich naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny w branży HR.