W przypadku dokumentów papierowych, kiedy niezbędne jest potwierdzenie daty i godziny ich sygnowania, zazwyczaj wystarczy jej ręczne wpisanie lub wizyta u notariusza, który potwierdzi dokładne dane. A co z dokumentami elektronicznymi, które przecież także często wymagają takiego poświadczenia? Tu z pomocą przychodzi kolejna po podpisie i pieczęci elektronicznej e-usługa Cencert – kwalifikowany znacznik czasu.

Znaczniki czasu stosowane są jednocześnie z podpisem lub pieczęcią elektroniczną, a ich użycie sprawia, że moment podpisania jest precyzyjnie potwierdzany przez trzecią stronę – nie jest więc wynikiem ustawień daty w komputerze podpisującego. Oznacza to, że kwalifikowany proces znakowania nie opiera się na tzw. czasie systemowym, który dostępny jest na przykład w systemie operacyjnym komputera, a na wiarygodnym i niezależnym źródle czasu, które określa Cencert jako dostawca kwalifikowanych usług zaufania.

Prawne aspekty kwalifikowanego znacznika czasu

Według unijnego rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), kwalifikowany znacznik czasu zapewnia prawne domniemanie, że wskazywana w nim data i czas są dokładne, a  dane oznaczone czasem nie były zmienione – zapewniona zostaje pełna integralność danych. Co ważne, kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu wydany w jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest uznawany we wszystkich pozostałych krajach unijnych.

Na gruncie prawa polskiego, kwalifikowany znacznik czasu zapewnia tzw. datę pewną w rozumieniu Kodeksu Cywilnego i może być dowodem w sprawie sądowej. Data pewna to niepodważalne poświadczenie istnienia dokumentu w danym momencie. W papierowym obiegu taki skutek występuje w przypadku pism urzędowych i notarialnego poświadczenia,  o czym wspominaliśmy powyżej, natomiast w obiegu elektronicznym data pewna nadawana jest właśnie przez kwalifikowany znacznik czasu.

Usługa jest niepodważalnym dowodem, że podpis został złożony w okresie ważności certyfikatu i zapewnia możliwość jego poprawnej weryfikacji, na przykład mimo unieważnienia certyfikatu. Najbezpieczniejszą formą podpisu ze względów prawnych jest tzw. postać archiwalna, wymagająca dwóch znaczników czasu na każdy podpis.

Kwalifikowany znacznik czasu wydawany jest jedynie przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, takich jak Cencert, którzy muszą spełnić liczne wymagania i pozytywnie przejść szczegółowe audyty. Usługa musi przede wszystkim:

  • łączyć datę i czas z danymi e-dokumentu (wyklucza w ten sposób próby jakichkolwiek jego modyfikacji),
  • opierać się na pewnym i wiarygodnym źródle czasu (zapewnia je dostawca usługi),
  • wykorzystywać kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną.

Gdzie może być wykorzystany znacznik czasu?

Oznaczenie kwalifikowanym znacznikiem czasu doskonale sprawdza się tam, gdzie data odgrywa ważną rolę przy uwiarygadnianiu wszelkich dokumentów elektronicznych – dzięki użyciu znacznika można bez problemu określić dokładną datę ich powstania lub podpisania. Znakowanie czasem nie generuje wysokich kosztów finansowych, a zapewnia podpisującym stronom pełne bezpieczeństwo i daje gwarancję integralności wszelkich dokumentów przygotowywanych w wersji cyfrowej.

Z elektronicznego datowania warto skorzystać między innymi podczas:

  • zawierania umów cywilno-prawnych,
  • przygotowywania dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej,
  • formułowania podań i wniosków do urzędów administracji publicznych,
  • tworzenia certyfikatów,
  • prowadzenia korespondencji elektronicznej z instytucjami finansowymi,
  • wystawiania i wysyłania elektronicznych faktur,
  • opracowywania ofert przetargowych.

Na chwilę zatrzymamy się przy tym ostatnim punkcie. Od 1 stycznia 2021 roku podmioty, którzy biorą udział w konkursach lub przetargach publicznych, muszą swoje oferty podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pisaliśmy o tym m.in. w artykule  „Podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych Unii Europejskiej… i nie tylko” (https://www.cencert.pl/podpis-elektroniczny-w-zamowieniach-publicznych-unii-europejskiej-i-nie-tylko/). Oczywiście, nie ma obowiązku używania znaczników czasu podczas podpisywania lub pieczętowania dokumentów elektronicznych. Składanie dokumentów sygnowanych dodatkowo znacznikiem czasu daje jednak pewność, że nawet jeśli ważność podpisu elektronicznego dobiegnie końca w trakcie weryfikacji przez urzędnika dokumentów, to zweryfikuje je on poprawnie, nawet po wygaśnięciu e-podpisu. Jeśli nie użyjemy znacznika czasu, a podpis wygasł w trakcie postępowania przetargowego, zostanie on zweryfikowany negatywnie.

Jak działa kwalifikowany znacznik czasu?

Bardzo restrykcyjne normy, wytyczne i audyty, jakimi są poddawani dostawcy usług kwalifikowanych, zapewniają podmiotom korzystającym ze znaczników czasu najwyższe gwarancje poprawności i wiarygodności. Korzystając ze znacznika czasu możemy zapobiegać manipulacjom po utworzeniu pliku, na przykład chronić się przed antydatowaniem, czy edytowaniu treści dokumentu już po jego podpisaniu. Znakowanie czasem może okazać się przydatne, kiedy musimy udowodnić, na przykład w sądzie, że dany dokument był podpisany w konkretnym momencie (lub przed jakimś terminem).

Tak, jak pisaliśmy wcześniej, podpis elektroniczny bez znacznika czasu, weryfikuje się poprawnie, gdy certyfikat związany z podpisem jest jeszcze ważny. Jeśli certyfikat zostanie unieważniony lub upłynie jego termin ważności – podpis przestaje się weryfikować, ponieważ nie ma dowodu, że został on złożony w okresie, gdy certyfikat był jeszcze ważny. Kwalifikowany znacznik czasu jest więc niepodważalnym dowodem, że podpis został złożony w okresie ważności certyfikatu i daje możliwość jego poprawnej weryfikacji pomimo unieważnienia certyfikatu.

Pakiet usług kwalifikowanego znakowania czasem Cencert daje możliwość składania 200 kwalifikowanych znaczników czasu dziennie – do każdego kwalifikowanego certyfikatu, w okresie jego ważności. Zakupiony pakiet znaczników czasu jest ważny rok od daty zakupu i posiada pełną zgodność z eIDAS. Co ważne, może być stosowany przez klientów biznesowych, pracowników administracji publicznej i klientów indywidualnych we wszystkich państwach Unii Europejskiej.

Jeśli nie posiadacie kwalifikowanych znaczników czasu – skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszego produktu znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/produkt/pakiet-kwalifikowanych-znacznikow-czasu/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl

 

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE

 

Przeczytaj artykuł: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – bezpieczne narzędzie dla nowoczesnej firmy.

Przeczytaj artykuł: eIDAS 2.0 – czym jest i jaką rolę pełni w cyfrowym świecie?

Przeczytaj artykuł: #Paperless, czyli biznes bez papieru.