W dobie cyfryzacji i globalizacji, procesy prawnicze stają się coraz bardziej złożone, a z drugiej strony wymagają większej efektywności i bezpieczeństwa niż kilka czy kilkanaście lat temu. Podstawą działania branży prawniczej jest zaufanie – oczekujemy sprawnej i pewnej obsługi. Kwalifikowany podpis elektroniczny to optymalna odpowiedź na zapotrzebowanie branży prawniczej i jej klientów – stanowi kluczowe narzędzie w zarządzaniu dokumentacją. Jak działa i w jaki sposób wpływa na codzienną pracę? Jakie korzyści wiążą się z wykorzystywaniem e-podpisu?  Dlaczego jest on niezbędny? Zapraszamy do przeczytania dzisiejszego artykułu.

Dynamiczny rozwój technologii, cyfryzacja, globalizacja, zmieniająca się sytuacja gospodarcza i polityczna, ale także coraz większa świadomość ekologiczna, nie ominęły branży prawniczej, a pojęcia typu Legal Tech (technologia prawnicza) coraz mocniej zakorzeniają się w sektorze usług prawnych.  Automatyzacja procesu obiegu dokumentów staje się codziennością. Na pomoc przychodzi tutaj podpis kwalifikowany Cencert – jedno z takich narzędzi, które mają na celu ułatwienie i przyspieszenie procesów prawnych, co z kolei umożliwia sprawne sygnowanie dokumentów w dowolnym czasie i miejscu. Według „Raportu LegalTech 2024”, opracowanego w kwietniu przez Wydawnictwo C.H.Beck, aż 82,9% badanych stwierdziło, że podpis kwalifikowany jest najbardziej istotny dla rozwoju branży prawniczej, a w swojej praktyce zawodowej wykorzystuje go ponad 61% uczestniczących w badaniu.

Moc prawna i bezpieczeństwo

Kwalifikowany podpis elektroniczny rSign (w chmurze) lub na karcie ma moc prawną równą własnoręcznemu podpisowi i jest uznawany na terenie całej Unii Europejskiej, co oznacza, że dokumenty sygnowane podpisem kwalifikowanym są akceptowane w instytucjach administracji publicznej wszystkich państw członkowskich UE, co oznacza, że prawnik z Polski może bez problemu komunikować się z unijnymi sądami i instytucjami rządowymi. Podpis kwalifikowany jest unikalny, czyli przyporządkowany osobie podpisującej dokument, a także umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby, która go użyła; gwarantuje wyłączność, pewność i kontrolę nad użyciem danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może użyć. Co ważne, zapewnia rozpoznawalność zmian dokonywanych po złożeniu podpisu poprzez powiązanie z danymi podpisanymi, dzięki czemu uniemożliwia dokonywanie jakichkolwiek zmian, czy manipulacji.

Prawodawstwo dokładnie reguluje możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, a także konsekwencje związane z jego wykorzystywaniem. W Polsce obowiązują dwa główne akty prawne, które omawiają kwestie podpisu elektronicznego:

• Rozporządzenie eIDAS, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
• Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która dostosowała prawo polskie do uwarunkowań wynikających z rozporządzenia eIDAS.

Oczywiście, wymienione powyżej dokumenty to nie jedyne unijne i krajowe akty prawne stanowiące podstawę bezpiecznego funkcjonowania podpisu elektronicznego, nie mniej jednak to na te dwa akty prawne szczególnie należy zwrócić uwagę zagłębiając się w specyfikę i prawodawstwo związane z e-podpisem.

Kiedy warto skorzystać z podpisu kwalifikowanego?

E-podpis ułatwia pracę prawników poprzez minimalizowanie papierowej dokumentacji, która przygotowywana jest dla klientów, sądów, czy administracji. Bez wątpienia, wiąże się to ze polityką #paperless, a co za tym idzie – ze znaczną redukcją kosztów przeznaczanych na zakup papieru, tuszu, przesyłki kurierskie i pocztowe. O świadomym ograniczaniu papieru przeczytacie w artykule „Postaw na #paperless, czyli biznes bez papieru – nie tylko z okazji Dnia Ziemi” (https://www.cencert.pl/paperless/)

Jak wykorzystać podpis kwalifikowany w kancelarii prawnej? Oto kilka przykładów:

• zawieranie umów cywilno-prawnych – podpisywanie umów online jest dzisiaj normą. Prawnicy mogą szybko i bezpiecznie zawierać umowy czy kontrakty z partnerami biznesowymi na odległość. Procesy te mogą być przeprowadzane w pełni elektronicznie, co znacząco wpływa na przyspieszanie procesów finalizacji transakcji. Aby jeszcze lepiej zabezpieczyć interesy swojego klienta, prawnik może skorzystać z dodatkowej usługi znakowania czasem, o której pisaliśmy w artykule „Data ma znaczenie, czyli czym jest kwalifikowany znacznik czasu?” (https://www.cencert.pl/znaczniki-czasu/).
• pełnomocnictwa – czyli reprezentowanie klienta (w Polsce i poza krajem) na przykład w temacie działalności gospodarczej (m.in. rejestrowanie spółek z o.o., spółek komandytowych czy spółek jawnych drogą online), lub spraw sądowych i urzędowych.
• składanie dokumentów procesowych – podpis kwalifikowany pozwala na elektroniczne składanie wniosków, apelacji i innych dokumentów procesowych do sądów i urzędów, co pozwala usprawnić komunikację z instytucjami publicznymi oraz uniknąć opóźnień związanych z tradycyjną pocztą.
• poprawa organizacja poprzez zarządzanie dokumentacją – elektroniczne podpisywanie dokumentów ułatwia ich archiwizację, co z kolei umożliwia przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów w formie cyfrowej.
• korespondencja z klientami – podpis kwalifikowany pozwala na szybkie, bezpieczne i poufne porozumiewanie się bez konieczności spotkań fizycznych, czy uciążliwego drukowania, podpisywania, skanowania i wysyłania dokumentów (jest to szczególnie wygodne, kiedy klient przebywa za granicą).

Korzyści z wykorzystywania podpisu elektronicznego

Wykorzystanie narzędzi informatycznych do codziennego użytku w branży prawniczej niesie za sobą korzyści związane ze wzrostem wydajności pracy, automatyzacją oraz oszczędnością pieniędzy czy czasu, i co istotne w obecnej rzeczywistości – daje możliwość działania online.

Wśród podstawowych korzyści wprowadzenia podpisu elektronicznego do praktyki możemy zaliczyć m.in.:

• efektywność i oszczędność czasu – dokumenty mogą być podpisywane i wymieniane bez konieczności fizycznego spotkania stron, co znacznie przyspiesza procesy prawne, szczególnie w przypadku, kiedy istotny jest czas przekazania dokumentacji,
• bezpieczeństwo – kwalifikowane podpisy elektroniczne zapewniają wysoki poziom ochrony przed manipulowaniem w treść dokumentów,
• ograniczenie wydatków – eliminacja kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i przesyłaniem dokumentów papierowych,
• dostępność – dokumenty mogą być podpisywane i weryfikowane z dowolnego miejsca na świecie, co ułatwia współpracę międzynarodową,
• zgodność z prawem – kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem własnoręcznym, co umożliwia jego wykorzystywanie w prawnie wiążących dokumentach.

Podpis elektroniczny staje się dzisiaj nieodzownym elementem nowoczesnej praktyki prawniczej. W miarę rozwoju technologii przepisy prawne dostosowują do nowych realiów; możemy więc spodziewać się jeszcze większej integracji e-podpisów w codzienne działania kancelarii prawniczych. Podpis elektroniczny przyniósł ze sobą rewolucję w sposobie prowadzenia komunikacji formalnej, a jego zastosowanie nie tylko zwiększa efektywność i redukuje koszty, ale także podnosi poziom bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami prawnymi. W obliczu rosnącej cyfryzacji, kancelarie prawnicze, które coraz świadomiej, jak wynika z prowadzonych ankiet czy badań, inwestują w tego typu narzędzia i technologie, będą lepiej przygotowane i zdolne do świadczenia usług na najwyższym poziomie.

Jeśli pracujecie w zawodzie prawnicznym, a nie posiadacie kwalifikowanego podpisu  elektronicznego, pieczęci elektronicznej czy znacznika czasu – skontaktujcie się z nami, chętnie odpowiemy na Wasze pytania. Więcej informacji na temat naszych produktów znajdziecie na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl

 

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE

Źródło:

https://www.beck.pl/raport-legaltech-2024/

 

Przeczytaj artykuł: Podpis kwalifikowany w branży HR.

Przeczytaj artykuł: Data ma znaczenie, czyli czym jest znacznik czasu.

Przeczytaj artykuł: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna.