Koronawirusowa pandemia, w której przyszło nam żyć spowodowała, że wiele czynności jakie do tej pory były zupełnie rutynowe okazały się, ogólnie ujmując, dosyć kłopotliwe logistycznie. Szczególnie odczuwalne jest to wśród zabieganych przedsiębiorców. Rynek nie lubi pustki i zazwyczaj za narastającymi problemami szybko zaczynają pojawiać się rozwiązania. Czy podpis elektroniczny w pandemii jest rozwiązaniem?
Tak, takim rozwiązaniem niewątpliwie jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Trudno jest w tym przypadku jednoznacznie mówić o wypełnianiu owej rynkowej pustki biorąc pod uwagę fakt, że historia podpisu elektronicznego w Polsce ma już ponad dwie dekady. Nie jest to zatem rozwiązanie nowe, odkryte w wyniku pandemii jako konsekwencja zmian zwyczajowych, często uwarunkowanych literą prawa i nowych przepisów dotyczących urzędniczej korespondencji drogą elektroniczną w tych trudnych, nietypowych czasach. Tak, czy inaczej w ostatnich miesiącach popularność produktów usług zaufania, a takim właśnie jest kwalifikowany e-podpis, znacząco wzrosła, rozwiązując wspomniane utrudnienia logistyczne w sposób bardzo odczuwalny. I uczciwie przyznajmy – podpis elektroniczny w pandemii ma się dobrze, a sama pandemia miała istotny wpływ na wzrost popularności podpisu elektronicznego.
Czym jest podpis elektroniczny? To łatwe i szybkie narzędzie do elektronicznego podpisywania dokumentów, umów przy zachowaniu pełnej mocy prawnej. Taki podpis ma dokładnie takie samo znaczenie, jak podpis złożony własnoręcznie, dzięki czemu użytkownik może wiele swoich bieżących spraw, zarówno tych urzędowych, jak i biznesowych, bez problemu przeprowadzić zdalnie. Warto w tym miejscu wspomnieć także o tak zwanym podpisie elektronicznym niekwalifikowanym, który może rozwiązać problemy pracy zdalnej w sektorze biznesu, niemniej nie sprawdzi się podczas przebiegu procesów urzędowych, takich jak chociażby sprawozdania finansowe do KRS bądź JPK_VAT, gdyż po prostu nie będzie formalnie akceptowany. Zatem z punktu widzenia wygody konsumenta i niezawodności tego narzędzia konsumenci znacznie częściej usprawniają swoją pracę podpisem elektronicznym, który jest poświadczony certyfikatem kwalifikowanym.
Pandemia sama w sobie wymusza działania w kierunku cyfryzacji. Podpis elektroniczny w pandemii odnajduje się zatem wybornie. Jest to bez wątpienia dobry czas dla narzędzi potwierdzających drogą elektroniczną tożsamość użytkowników. Wzrost ten widoczny jest szczególnie w sektorze samorządowym i administracji publicznej. Pojawia się tam jednak pewna obawa, związana z ochroną danych osobowych urzędnika, który często niechętnie chce być identyfikowany w kontekście realizowanych zadań. I zupełnie nie chodzi tu o unikanie odpowiedzialności i utrudnianie identyfikacji, lecz o zwykłą ochronę swoich danych osobowych. W wielu przecież obszarach i sytuacjach ważne jest nie to kto podpisuje dokument, lecz samo potwierdzenie pochodzenia dokumentu, z jakiego urzędu dokument pochodzi, względnie samo potwierdzenie jego autentyczności. Na ten element zwraca uwagę między innymi Centrum Certyfikacji CenCert głosem Ewy Bielawskiej, Dyrektora Handlowego CenCert, która podczas debaty internetowej informuje na jednym z portali poświęconemu sprawom samorządowym: „My jako centrum certyfikacji w ubiegłym roku po gruntownej analizie przepisów i możliwości przygotowaliśmy certyfikaty kwalifikowane, które w swoich danych nie mają numeru PESEL ani innych danych osobowych. Można zatem korzystać z certyfikatów kwalifikowanych, które tych danych nie pokazują”. Dotychczas tę funkcjonalność posiadała pieczęć elektroniczna, teraz staje się to możliwe także w podpisie kwalifikowanym. Zatem argument dotyczący kwestii bezpieczeństwa danych osobowych staje się nieaktualny. Produkt może być dostarczony do użytkowania bez informacji o nim samym tam, gdzie nie jest to niezbędne.
Wróćmy na chwilę do samego rozwoju i wzrastającej popularności podpisu elektronicznego. Ewa Bielawska na pytanie o aktualne zainteresowanie podpisem elektronicznym mówi o zdecydowanym wzroście i nazywa go wręcz „gwałtownym”, potwierdzając to słowami: „(…) pandemia wymusiła pracę zdalną w sektorze komercyjnym, ale i też publicznym. W tej sytuacji okazało się, jak ważne jest to, aby posiadać narzędzia, aby móc skutecznie wykonywać pracę zdalną. Jednym z niezbędnych narzędzi wydaje się być podpis kwalifikowany, który umożliwia składanie wiążących prawnie podpisów pod dokumentami, czy poszczególnymi decyzjami.” W dalszej części swojej wypowiedzi przedstawicielka CenCert zauważa obszar, w którym w ostatnich miesiącach podpis kwalifikowany pojawia się zdecydowanie częściej niż przed wybuchem pandemii, czyli w szczególności podczas podpisywania umów. Dotyczy to nie tylko „biznesu”, gdyż podobnie sytuacja ma się w administracji publicznej. Ewa Bielawska dodaje: „(…) bardzo wielu klientów z administracji publicznej bardzo dobrze poradziło sobie w sytuacji pandemicznej. Większość urzędów, z którymi zawieramy umowy podpisuje jej z wykorzystaniem certyfikatów kwalifikowanych”.
Jaka jest przyszłość podpisu kwalifikowanego? Obserwując aktualne wydarzenia można wysnuć wniosek, że to rozwiązanie, ten sposób potwierdzania naszej tożsamości będzie się rozwijał, a jego popularność nadal będzie systematycznie rosła. A niewątpliwie jest ku temu przestrzeń i sprzyjające warunki. Kto wie, czy już niebawem podpis elektroniczny nie stanie się naszą codziennością nie tylko tą formalną, urzędniczą, biznesową, ale także powszechnym narzędziem podczas najprostszych działań. Nawet tych opartych na wzajemnych relacjach, wszędzie tam, gdzie tylko pojawi się konieczność potwierdzenia tożsamości lub złożenia zobowiązania na dowolnej umowie. Niewykluczone, że już niebawem świat jaki znamy odłoży podpis własnoręczny do lamusa, a w zdigitalizowanym świecie zapanuje podpis elektroniczny.
Przeczytaj artykuł: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym
Przeczytaj artykuł: Podpis elektroniczny przy deklaracji PIT
Przeczytaj artykuł: Czy Pełnomocnik musi posiadać podpis elektroniczny?