Proces cyfryzacji nie omija edukacji i na stałe zagościł już w przedszkolach, szkołach i uczelniach wyższych. Kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystywany jest w placówkach edukacyjnych przez ich dyrektorów m.in. do archiwizacji dzienników elektronicznych. Jakie są wymagania prawne związane z usługami kwalifikowanymi w oświacie, co należy zrobić, aby bezpiecznie podpisywać dokumenty w wersji elektronicznej? O tym, z okazji sobotniego Dnia Edukacji Narodowej, piszemy poniżej, przeczytajcie!

Dziennik elektroniczny to oprogramowanie komputerowe, które ma na celu dokumentację wszelkich danych związanych z uczniami i zajęciami – to  po prostu cyfrowy odpowiednik tradycyjnego dziennika szkolnego i duże ułatwienie dla dyrektorów, nauczycieli, pedagogów oraz wychowawców – ewolucja w cyfrowym kontakcie z urzędami administracji publicznej, a także z uczniami czy rodzicami zainteresowanymi postępami swoich dzieci. Dziennik elektroniczny okazał się także niezastąpiony w trakcie pandemii i przejścia szkół w tryb nauki zdalnej; dzisiaj to bez wątpienia popularny i wygodny kanał komunikacji – obejmuje nie tylko informacje na temat ocen, frekwencji, planów lekcji, ale także zadawanych prac domowych, a przede wszystkim… dane osobowe uczniów. I właśnie między innymi to sprawia, że ochrona tego, co się w nim znajduje jest tak istotna!

E-podpis w e-dzienniku

W 2009 roku Ministerstwo Edukacji Narodowej ratyfikowało użytkowanie dzienników elektronicznych przez szkoły, określając wymagania dotyczące ich prowadzenia. W myśl rozporządzenia, prowadzenie e-dziennika przez dyrektora placówki lub wyznaczonych i upoważnionych w tym celu administratorów, musi być zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych, a także z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Upoważnione osoby wprowadzające jakiekolwiek dane czy zmiany do systemu, muszą zostać jednoznacznie zidentyfikowane poprzez bezpieczny podpis elektroniczny, który  – weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu – jest niezbędny, aby podpisywać na przykład szkolne e-dzienniki.

Na podstawie rozporządzenia MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2017 r., poz. 1646 ze zm.), dzienniki mogą być prowadzone równolegle w postaci papierowej i elektronicznej (co nie wymaga uzgodnienia z organem prowadzącym) albo – za zgodą organu prowadzącego – wyłącznie w postaci elektronicznej (wtedy może być jedyną formą dokumentacji szkolnej).

Podpis elektroniczny dziennika elektronicznego – dlaczego jest niezbędny i jak go używać?

Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:

  • zachowania selektywności dostępu do jego danych,
  • zabezpieczenia ich przed dostępem osób nieuprawnionych,
  • ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
  • rejestrowania historii zmian i ich autorów;
  • umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

Najpopularniejsi dostawcy oprogramowania e-dziennik to dzisiaj Vulcan, Librus, MobiDziennik, MobiReg oraz Kidsview. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych musi:

  • umożliwiać wydruk oraz eksport danych dzienników w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie .xml,
  • uwzględniać wytyczne MEN w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, w zakresie prezentacji zasobów informacji udostępnianych rodzicom uczniów i uczniom albo słuchaczom.

W przypadku prowadzenia dzienników wyłącznie w postaci elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć jest tożsame z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć.

Co zawiera podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły?

Osoby, które pełnią funkcję dyrektorów szkół lub innych placówek oświatowych, zobowiązane są do uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma im służyć przede wszystkim do prawidłowego podpisywania dziennika elektronicznego. Ma również zastosowanie przy dopełnianiu wielu czynności administracyjnych, które leżą w zakresie pełnionych przez nich obowiązków. Użytkownik podpisu elektronicznego (w tym przypadku: dyrektor placówki edukacyjnej) w momencie zakupu e-podpisu decyduje, jakie dane mają w nim być zawarte, co wpływa na późniejsze wykorzystywanie podpisu elektronicznego. Jakie mamy możliwości?

  • Uniwersalny podpis elektroniczny – dedykowany osobom działających w imieniu własnym lub w imieniu innych podmiotów (przedsiębiorstw, instytucji, administracji samorządowej, administracji rządowej). Taki certyfikat kwalifikowany zawiera dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL lub NIP, kraj zamieszkania). Podpis w takiej wersji umożliwia podpisywanie dokumentów i plików związanych nie tylko z pracą zawodową, ale także ze sprawami prywatnymi.
  • Podpis elektroniczny z dodatkowymi danymi – rekomendowany osobom pełniącym funkcje publiczne lub zawodowe, gdzie zakres uprawnień związanych ze stanowiskiem jest jednoznacznie określony prawem, np. prezydent miasta, notariusz, radca prawny, dyrektor szkoły. W certyfikacie kwalifikowanym istnieje możliwość umieszczenia informacji, np. odnośnie pełnionej funkcji czy rodzaju placówki oświatowej. Podpis tego typu może być używany wyłącznie do podpisywania dokumentów związanych z zarządzaniem daną szkołą czy przedszkolem.

Choć wydaje się, że podpis uniwersalny może mieć szersze zastosowanie, to przypadku dyrektorów instytucji edukacyjnych, dobrą praktyką jest umieszczanie danych dodatkowych – dyrektor pełni rolę urzędnika i oznaczenie jego stanowiska w podpisywanej dokumentacji jest dobrą praktyką.

Aby wydać certyfikat kwalifikowany dla dyrektora szkoły potrzebne są dodatkowe dokumenty, m.in: pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji placówki, kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji szkoły, uchwała bądź inna decyzja o powołaniu wnioskodawcy na stanowisko dyrektora szkoły, potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanej szkoły.

Co ważne, przy podpisywaniu dokumentów elektronicznych w formacie PDF można dodać logo placówki, które wyświetli się na cyfrowym dokumencie w miejscu e-podpisu.

Koniec roku szkolnego a podpis elektroniczny

Zgodnie z artykułem 22 przywoływanego już powyżej Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z 25 sierpnia 2017 roku, szkoły zobowiązane są do archiwizacji dziennika w formie elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną.

W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych –  w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w pliku w formacie .xml na nośnikach danych typu: zewnętrzny dysk twardy, pamięć USB, płyta CD/DVD, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość:

  • sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
  • weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;
  • odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dziennikó

Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?

Kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa i jest zgodny z obowiązującymi w Polsce i Unii Europejskiej przepisami prawnymi – mogą go wydawać tylko kwalifikowani dostawcy usług zaufania posiadający certyfikację Narodowego Centum Certyfikacji (NCC), a CenCert jest jednym z nich. Jest unikalny, przyporządkowany jednej osobie – to po prostu cyfrowe odzwierciedlenie własnoręcznego podpisu. Co ważne – podpis jest nierozerwalnie powiązany z konkretnymi danymi, a każda późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

W tym momencie musimy wspomnieć, że do podpisu dziennika w postaci elektronicznej nie można użyć profilu zaufanego, służącego głównie do załatwiania spraw obywatelskich w urzędach administracji publicznej. Wynika to z unijnego rozporządzenia eIDAS, którego treść jednoznacznie mówi, że tylko podpis kwalifikowany jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym.

Uzyskanie podpisu elektronicznego jest proste, trwa zaledwie piętnaście minut i zawiera się w kilku prostych krokach. Początek procesu to wybór właściwości certyfikatu, który ma zostać wydany. Na stronie https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/ należy wybrać najbardziej odpowiedni dla siebie e-podpis:

Po zakupie, w celu potwierdzenia tożsamości, należy umówić się w dolnym czasie i w dogodnym dla siebie miejscu, w jednym z naszych punktów partnerskich – ich lista znajduje się pod linkiem: https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/

Przypominamy, że wszystkie produkty, które mogą być pomocne w podpisywaniu  dokumentów edukacyjnych, w tym archiwizacji e-dzienników, znajdziecie na naszej stronie internetowej https://www.cencert.pl/certyfikat-kwalifikowany/. Zapraszamy także do kontaktu z naszymi Partnerami (https://www.cencert.pl/punkty-rejestracji/) oraz z infolinią, czynną w dni robocze w godzinach 8.00 – 18.00, pod numerem telefonu: 22 720 79 55, 666 028 044, mail: biuro@cencert.pl

 

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz.U. 2017 poz. 59)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. 2019 poz. 1664)

 

Przeczytaj artykuł: Węzeł Krajowy Identyfikacji Elektronicznej.

Przeczytaj artykuł: Raportowanie do GIIF.

Przeczytaj artykuł: Podpis kwalifikowany w unijnych zamówieniach publicznych.

Kategoria: CenCert Blog