Nowoczesne technologie sprawiają, że wiele czynności, które do tej pory wiązały się z utrudnieniami, można załatwiać zdecydowanie szybciej, zachowując przy tym bezpieczeństwo i oszczędzając fundusze. Wiele z nich dotyczy przy tym zagadnień prawnych. Jeszcze do niedawna sporządzanie wiążących umów wymagało uzyskania odręcznych podpisów stron. A jak się ma podpis elektroniczny i umowa cywilnoprawna? Dziś dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu można zrobić to na odległość, bez konieczności sporządzania wydruków czy korzystania z pomocy kuriera. Dotyczy to również wielu życiowych spraw, takich jak zakup pojazdu.

Podpis elektroniczny sprawdzi się w każdym przypadku

Narzędzia, które ułatwiają codzienne życie, stają się coraz bardziej dostępne. Z jednej strony obowiązujące prawo daje nam realne możliwości załatwiania formalności na odległość, z drugiej również specjalistyczne oprogramowanie czy urządzenia są na wyciągnięcie ręki, a ich obsługa nie sprawia większych trudności przeciętnemu użytkownikowi. Jednym z nich jest kwalifikowany podpis elektroniczny, dostarczany między innymi przez firmę Cencert. Przy jego pomocy nie tylko uda się załatwić wszystkie urzędowe formalności czy sprawnie zarządzać przedsiębiorstwem, ale również podpisywać dokumenty na takiej samej zasadzie jak w przypadku ich odręcznego podpisania. Warto dowiedzieć się, jak to zrobić, aby zaoszczędzić sporo czasu i nerwów. Podpis elektroniczny i umowa cywilnoprawna coraz częściej stają się nierozłączne.

podpis elektroniczny umowa

Nie tylko dla biznesu

Podpisy elektroniczne towarzyszą nam od dłuższego czasu. Dość wspomnieć, że po raz pierwszy w Polsce wykorzystał go urzędujący wówczas premier Leszek Miller w 2003 roku, a więc niemal dwie dekady temu. Wtedy było to podniosłe wydarzenie, któremu towarzyszyły media i spore zaciekawienie opinii publicznej. Obecnie kwalifikowany podpis elektroniczny staje się coraz powszechniejszy, a wbrew obiegowej opinii sprawdza się nie tylko w świecie poważnego biznesu czy polityki: może okazać się tak samo przydatny również w codziennym życiu, w tym przy załatwianiu różnego typu spraw, takich jak podpisywanie dokumentów, umów czy deklaracji na potrzeby urzędów i instytucji, ale również osób prywatnych.

Podpis elektroniczny jest tak samo ważny

Co szczególnie ważne: kwestia ważności dokumentów poświadczanych podpisem elektronicznym jest regulowana przez prawo. Szczegółowych informacji na ten temat dostarcza art. 78 kodeksu cywilnego zgodnie z którym „do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu”. Ustęp drugi stanowi natomiast, że „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”. Łatwo więc ustalić, że osoby, które posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym, mogą przy jego pomocy podpisywać wiążące dokumenty. Nie muszą przy tym obawiać się o bezpieczeństwo, ponieważ o to zadba profesjonalny dostawca oprogramowania.

Umowa kupna samochodu w formie zdalnej

Dobrym przykładem użycia podpisu elektronicznego w codziennym życiu jest umowa sprzedaży samochodu zawierana pomiędzy dwoma osobami prywatnymi. Jest to niezwykle ważny dokument, który przyda się nie tylko jej stronom: należy również zgłosić urzędowo sprzedaż i zakup pojazdu, a także poinformować o tym fakcie ubezpieczyciela. Oczywiście standardowa, papierowa umowa może ulec zniszczeniu lub się zagubić. Zupełnie inaczej jest z dokumentem elektronicznym, będzie to także zdecydowanie prostsze. Jeżeli kupujący i sprzedający posiadają kwalifikowane podpisy elektroniczne, wystarczy że sporządzą umowę w formacie elektronicznym, a następnie skorzystają z oprogramowania pozwalającego na bezpieczne złożenie podpisu. Jak wskazuje kodeks cywilny, dokument będzie miał taką samą wartość, jak ten sporządzony na papierze i podpisany ręcznie przez obie strony transakcji. Co więcej: kwalifikowany podpis elektroniczny potwierdzi również dokładny czas jego podpisania, co jest częstym kłopotem w przypadku tradycyjnego sposobu zakupu pojazdu.

Co po podpisaniu umowy? Możliwości dzięki technologii

W standardowych okolicznościach podpisanie umowy kupna pojazdu to dopiero początek skomplikowanych, biurokratycznych obowiązków. Podpis elektroniczny i umowa cywilnoprawna  w tym kontekście jest rozwiązaniem. Konieczne jest np. stawianie się w urzędzie, składanie deklaracji, przesyłanie umowy bądź jej kopii do ubezpieczyciela, co z jednej strony samo w sobie wiąże się ze stratą czasu i pieniędzy, a z drugiej może wiązać się również z dodatkowymi problemami w przypadku przeoczenia obowiązku. Dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym znacznie upraszcza procedury. Strony transakcji mogą m.in. załączyć go do wysyłanych online:

  • Informacji do wydziału komunikacji o zbyciu pojazdu (na co sprzedawca ma 30 dni),
  • Informacji do ubezpieczyciela (powinna trafić do niego w ciągu 14 dni),
  • Przerejestrowania pojazdu (nabywca ma na to 30 dni),
  • Deklaracji PCC-3 w związku z obowiązkiem zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (nabywca ma na to 14 dni).

Właściwie podpisany plik można również w wygodny sposób przechowywać np. w pamięci komputera. Może przydać się w przyszłości np. w kontekście sporów pomiędzy stronami czy wątpliwości urzędników lub służb odpowiedzialnych za zachowanie bezpieczeństwa w ruchu drogowym.

 

Przeczytaj artykuł: „Podpis elektroniczny w wolnych zawodach”

Przeczytaj artykuł: „Podpis elektroniczny w czasie pandemii”

Przeczytaj artykuł: „Jak wykorzystać podpis elektroniczny w sprawozdaniu finansowym”