Zamówienia publiczne, podpis elektroniczny i związane z nimi prawo przechodzi przez etap dynamicznych zmian. Kluczowe elementy weszły w życie 1 stycznia 2021 roku. Od tego momentu w jeszcze większym stopniu postawiono na technologie cyfrowe. Ich zastosowanie ma oczywiście bardzo dużo zalet: przede wszystkim uprości procedury i pozwoli wykonawcom na zdecydowanie efektywniejsze działanie. Z drugiej strony wielu z nich obawia się korzystania z nowoczesnych rozwiązań, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny. Warto rozwiać mity i dowiedzieć się, jak wykorzystać pełnię ich potencjału.
Zamówienia publiczne w dobie digital
Cyfryzacja staje się coraz ważniejszym aspektem naszego życia. Dotyczy to przy tym nie tylko jego prywatnej strony, ale również prowadzenia biznesu. W wyraźny sposób na technologie cyfrowe stawiają również prawodawcy, zajmujący się regulowaniem prawa zamówień publicznych. Już od 18 października 2018 roku wszystkie postępowania o wartości równej lub wyższej od progów unijnych są prowadzone za pośrednictwem elektronicznych form komunikacji. Nieco dłuższe vacatio legis obowiązywało przy zamówieniach krajowych poniżej progów unijnych, jednak od 1 stycznia 2021 roku również one objęte zostały obowiązkiem komunikacji elektronicznej w pełnym zakresie. To tymczasem olbrzymi rynek, wyceniany na ok. 50 mld zł rocznie, w związku z czym jeszcze ważniejszą rolę odgrywa odpowiedni dobór środków komunikacji i zabezpieczenia plików.
Co zmienia nowe prawo?
Z punktu widzenia wielu przedsiębiorców to prawdziwa rewolucja. Warto spojrzeć na ten aspekt w inny sposób. Przede wszystkim zmiany były wprowadzane od dawna i stopniowane, w związku z czym praktycznie każdy podmiot miał szansę na odpowiednie przygotowanie się do niego. Poza tym obowiązek prowadzenia całej komunikacji z wykorzystaniem technologii cyfrowych to również olbrzymia szansa na jeszcze sprawniejsze działanie i ograniczenie procedur formalnych, które często były bolączką przedsiębiorców. Warto również wiedzieć, że istniejące prawo w odpowiedni sposób wspiera tę kwestię: zgodnie z art. 78 kodeksu cywilnego „Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu”. Przy tym oświadczenie woli w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem w tradycyjnej, papierowej formie.
Technologia jest niezastąpiona
Również dostępne na rynku narzędzia sprawiają, że udział w zamówieniach publicznych będzie nie tylko łatwy, ale przede wszystkim w pełni bezpieczny. Kwalifikowany podpis elektroniczny, produkowany m.in. przez firmę Cencert, jest prosty w obsłudze, jednocześnie wykorzystuje najnowsze technologie, adresowane do świata biznesu. Jego zaletą jest także możliwość wybrania długiego, 5-letniego okresu ważności. Posiadanie sprawdzonego rozwiązania to praktyczny obowiązek wykonawcy, tym bardziej że zgodnie z art. 68 ustawy Prawo zamówień publicznych przy składaniu ofert, wniosków i prac konkursowych konieczne jest „zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji”.
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia
Po 18 kwietnia 2018 roku kluczową rolę w procesach o udzielenie zamówienia publicznego odgrywa Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ). Aby był ważny, powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Można zrobić to w niezwykle prosty sposób, eksportując plik do formatu PDF, a następnie korzystając z oprogramowania przekazanego przez dostawcę podpisu elektronicznego. Warto więc dobrać narzędzie, które zapewni najwyższą wygodę i będzie spełniało odpowiednie normy bezpieczeństwa. Dobór sprawdzonego dostawcy to także pewność otrzymania wsparcia w całym okresie użytkowania podpisu kwalifikowanego, a także prostego przedłużenia ważności podpisu w następnym etapie.
Z jakich środków komunikacji elektronicznej można korzystać?
Nowe przepisy rozszerzają obowiązek wykorzystywania kanałów elektronicznych na całą komunikację pomiędzy zamawiającym a wnioskodawcą i wykonawcą. Oczywiście zamówienia publiczne to nie tylko podpis elektroniczny. W tym celu można korzystać z różnych kanałów, w tym skrzynki ePUAP, faksu, specjalnych systemów komunikacji, elektronicznych skrzynek podawczych, a nawet standardowej poczty elektronicznej. Warto mieć jednak świadomość, że – zwłaszcza w tym ostatnim przypadku – konieczne będzie zadbanie o względy bezpieczeństwa, zwłaszcza w przypadku przekazywania informacji o charakterze poufnym. Znów pomocny okaże się kwalifikowany podpis elektroniczny, który sprawdzi się przy wysyłce zasadniczo wszystkich dokumentów – będzie także najbardziej uniwersalnym narzędziem, dzięki któremu można podpisywać pliki i zaświadczać o ich autentyczności. Oprócz tego warto również uwzględnić szyfrowanie danych, które uniemożliwi niepowołanym osobom uzyskanie dostępu do cennych dokumentów. Cyfryzacji komunikacji dotyczącej zamówień publicznych nie należy się obawiać. Warto jednak zadbać o to, aby była przede wszystkim bezpieczna. Taką gwarancje daje właśnie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Przeczytaj artykuł: “Umowa cywilnoprawna zdalnie”
Przeczytaj artykuł: “Podpis elektroniczny w wolnych zawodach”
Przeczytaj artykuł: “Podpis elektroniczny w czasie pandemii”